Ένα γεμάτο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν σημαίνει απαραίτητα ότι έχουμε χιλιάδες μηνύματα. Συχνά τον περισσότερο χώρο καταλαμβάνουν λίγα μεγάλα συνημμένα, όπως βίντεο, παρουσιάσεις, φωτογραφίες ή αρχεία PDF. Ο εντοπισμός και η διαχείρισή τους μπορεί να ελευθερώσει σημαντικό αποθηκευτικό χώρο χωρίς να χρειαστεί να διαγράψουμε ολόκληρο το ιστορικό μας.
Οι περισσότερες δημοφιλείς υπηρεσίες email διαθέτουν αναζήτηση με κριτήρια που επιτρέπουν να εντοπίσουμε μηνύματα με μεγάλα αρχεία. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορούμε να αναζητήσουμε απευθείας email που ξεπερνούν ένα συγκεκριμένο μέγεθος. Έτσι, αντί να ψάχνουμε ένα-ένα τα μηνύματα, εμφανίζονται πρώτα εκείνα που πιθανότατα καταλαμβάνουν τον περισσότερο χώρο.
Πριν διαγράψουμε ένα μεγάλο email, αξίζει να ελέγξουμε το συνημμένο. Μπορεί να περιέχει ένα σημαντικό έγγραφο, μια απόδειξη ή ένα αρχείο που δεν υπάρχει αποθηκευμένο αλλού. Αν το χρειαζόμαστε, μπορούμε πρώτα να το κατεβάσουμε στον υπολογιστή ή να το αποθηκεύσουμε σε μια υπηρεσία cloud και στη συνέχεια να διαγράψουμε το μήνυμα από το email.
Δεν αρκεί, όμως, πάντα η διαγραφή του μηνύματος από τα εισερχόμενα. Στις περισσότερες υπηρεσίες υπάρχει ένας ξεχωριστός φάκελος για τα διαγραμμένα μηνύματα, όπου αυτά παραμένουν για κάποιο χρονικό διάστημα. Για να απελευθερωθεί πραγματικά ο χώρος, μπορεί να χρειάζεται και οριστική διαγραφή από τον συγκεκριμένο φάκελο.
Χρήσιμο είναι να ελέγξουμε και τα απεσταλμένα. Ένα μεγάλο αρχείο που στείλαμε σε κάποιον μπορεί να εξακολουθεί να καταλαμβάνει χώρο στον λογαριασμό μας, ακόμη κι αν το αρχικό αρχείο υπάρχει ήδη στον υπολογιστή μας.
Για να μην επαναληφθεί το ίδιο πρόβλημα, μπορούμε επίσης να αποφεύγουμε την αποστολή πολύ μεγάλων αρχείων ως συνημμένα όταν υπάρχει άλλη λύση. Η αποθήκευση του αρχείου σε cloud και η αποστολή ενός συνδέσμου μπορεί να είναι πιο πρακτική.
Με έναν περιοδικό έλεγχο των μεγαλύτερων συνημμένων, μπορούμε να εντοπίζουμε γρήγορα τι καταλαμβάνει τον περισσότερο χώρο και να διατηρούμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πιο οργανωμένο, χωρίς να διαγράφουμε χρήσιμα μηνύματα στην τύχη.
