Δεν είναι απαραίτητο ένα email να φεύγει αμέσως μόλις ολοκληρώσουμε τη σύνταξή του. Οι περισσότερες σύγχρονες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαθέτουν λειτουργία προγραμματισμένης αποστολής, η οποία επιτρέπει να γράψουμε το μήνυμα τώρα και να επιλέξουμε πότε ακριβώς θα σταλεί.
Η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλουμε να στείλουμε ένα μήνυμα σε συγκεκριμένη ώρα, αλλά δεν θέλουμε να χρειάζεται να θυμηθούμε να ανοίξουμε ξανά το email εκείνη τη στιγμή. Για παράδειγμα, μπορούμε να ετοιμάσουμε ένα επαγγελματικό μήνυμα από το προηγούμενο βράδυ και να προγραμματίσουμε την αποστολή του για το επόμενο πρωί.
Η διαδικασία είναι συνήθως απλή. Αφού γράψουμε το email και συμπληρώσουμε τον παραλήπτη, αντί να πατήσουμε απευθείας την κανονική επιλογή αποστολής, επιλέγουμε την αντίστοιχη λειτουργία προγραμματισμού. Στη συνέχεια ορίζουμε μια προκαθορισμένη ώρα ή επιλέγουμε χειροκίνητα ημερομηνία και ώρα.
Το μήνυμα δεν αποστέλλεται εκείνη τη στιγμή. Παραμένει σε ειδικό φάκελο, συνήθως με την ένδειξη «Προγραμματισμένα», μέχρι να φτάσει η ώρα που έχουμε ορίσει. Μέχρι τότε μπορούμε να το ανοίξουμε και, ανάλογα με την υπηρεσία, να αλλάξουμε το περιεχόμενο ή την ώρα αποστολής.
Η λειτουργία μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη και για προσωπικές υποχρεώσεις. Ένα μήνυμα υπενθύμισης, μια ευχή γενεθλίων ή ένα email που θέλουμε να σταλεί όταν ξεκινά η εργάσιμη ημέρα μπορούν να προγραμματιστούν από πριν.
Χρειάζεται μόνο να ελέγχουμε προσεκτικά την ημερομηνία και την ώρα πριν επιβεβαιώσουμε τον προγραμματισμό. Ιδιαίτερα όταν βρισκόμαστε σε διαφορετική χώρα ή ταξιδεύουμε, η ζώνη ώρας μπορεί να επηρεάσει το πότε θα φτάσει πραγματικά το μήνυμα.
Αν αλλάξουμε γνώμη, συνήθως μπορούμε να ανοίξουμε το προγραμματισμένο email, να ακυρώσουμε την αποστολή και να το επεξεργαστούμε ξανά. Έτσι, η λειτουργία δεν χρησιμεύει μόνο για να στέλνουμε μηνύματα αργότερα, αλλά και για να οργανώνουμε καλύτερα την επικοινωνία μας χωρίς να εξαρτόμαστε από τη συγκεκριμένη στιγμή.
