Τα αρχεία PDF αποτελούν έναν από τους πιο διαδεδομένους τρόπους αποθήκευσης και διαμοιρασμού εγγράφων. Ωστόσο, όταν ένα αρχείο περιλαμβάνει δεκάδες ή ακόμη και εκατοντάδες σελίδες, συχνά χρειάζεται να κρατήσουμε μόνο ένα συγκεκριμένο τμήμα του. Αντί να στέλνουμε ολόκληρο το έγγραφο, μπορούμε να εξαγάγουμε εύκολα τις σελίδες που μας ενδιαφέρουν και να δημιουργήσουμε ένα νέο, μικρότερο PDF.
Η διαδικασία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλουμε να μοιραστούμε μόνο ένα κεφάλαιο ενός βιβλίου, ορισμένες σελίδες μιας αναφοράς ή ένα συγκεκριμένο τμήμα ενός εγγράφου. Οι περισσότερες σύγχρονες εφαρμογές ανάγνωσης και επεξεργασίας PDF προσφέρουν σχετική λειτουργία, χωρίς να απαιτείται η επεξεργασία του αρχικού αρχείου.
Σε έναν υπολογιστή, μπορούμε να ανοίξουμε το PDF σε ένα πρόγραμμα που υποστηρίζει εκτύπωση και, αντί για ολόκληρο το έγγραφο, να επιλέξουμε ως εκτυπωτή την επιλογή «Αποθήκευση ως PDF» ή «Microsoft Print to PDF». Στη συνέχεια, δηλώνουμε το εύρος των σελίδων που θέλουμε, για παράδειγμα από τη σελίδα 15 έως τη 20, και αποθηκεύουμε το νέο αρχείο με διαφορετικό όνομα. Έτσι, δημιουργείται ένα ξεχωριστό PDF που περιλαμβάνει αποκλειστικά τις επιλεγμένες σελίδες.
Εναλλακτικά, ειδικά προγράμματα επεξεργασίας PDF επιτρέπουν την επιλογή συγκεκριμένων σελίδων από την προεπισκόπηση του εγγράφου και την εξαγωγή τους απευθείας σε νέο αρχείο. Η μέθοδος αυτή είναι πρακτική όταν θέλουμε να επιλέξουμε διάσπαρτες σελίδες, όπως τις 3, 8, 12 και 25, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσουμε πολλά διαφορετικά αρχεία.
Πριν από την αποθήκευση, καλό είναι να ελέγξουμε ότι έχουν επιλεγεί οι σωστές σελίδες και ότι το νέο PDF ανοίγει κανονικά. Επίσης, αν το αρχικό έγγραφο περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες, πρέπει να αποφεύγεται η χρήση άγνωστων διαδικτυακών υπηρεσιών μετατροπής ή επεξεργασίας.
Με λίγα βήματα, λοιπόν, ένα μεγάλο PDF μπορεί να μετατραπεί σε ένα μικρότερο και πιο εύχρηστο αρχείο, έτοιμο για αποστολή, αποθήκευση ή εκτύπωση.
