Όταν ένα PDF έχει δεκάδες ή ακόμη και εκατοντάδες σελίδες, το να εντοπίσουμε μια συγκεκριμένη πληροφορία με το μάτι μπορεί να γίνει ιδιαίτερα χρονοβόρο. Δεν χρειάζεται όμως να ξεφυλλίζουμε ολόκληρο το έγγραφο. Η λειτουργία αναζήτησης μπορεί να μας οδηγήσει μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα στο σημείο που μας ενδιαφέρει.
Σε υπολογιστή, ανοίγουμε το PDF με ένα πρόγραμμα ανάγνωσης εγγράφων και χρησιμοποιούμε την επιλογή αναζήτησης. Συνήθως μπορούμε να την εμφανίσουμε με τη συντόμευση Ctrl + F στα Windows ή Command + F σε Mac. Στο πεδίο που εμφανίζεται πληκτρολογούμε τη λέξη ή τη φράση που αναζητούμε και το πρόγραμμα εντοπίζει τις αντίστοιχες εμφανίσεις μέσα στο έγγραφο.
Το ίδιο μπορεί να γίνει και από το κινητό ή το tablet, μέσα από εφαρμογές ανάγνωσης PDF που διαθέτουν λειτουργία αναζήτησης. Η ακριβής θέση της επιλογής διαφέρει ανάλογα με την εφαρμογή, όμως συνήθως υπάρχει ένα εικονίδιο μεγεθυντικού φακού.
Υπάρχει όμως μια σημαντική λεπτομέρεια: δεν είναι όλα τα PDF πραγματικά κείμενα. Αν το έγγραφο αποτελείται από φωτογραφίες ή σαρωμένες σελίδες, η απλή αναζήτηση μπορεί να μη βρει τίποτα, ακόμη και αν η λέξη που ψάχνουμε φαίνεται καθαρά στην οθόνη.
Σε αυτή την περίπτωση χρειάζεται τεχνολογία OCR, δηλαδή οπτική αναγνώριση χαρακτήρων. Η διαδικασία αναλύει τις εικόνες των σελίδων και προσπαθεί να αναγνωρίσει τα γράμματα, ώστε το περιεχόμενο να γίνει αναζητήσιμο. Η ακρίβεια εξαρτάται από την ποιότητα της σάρωσης, τη γραμματοσειρά και τη γλώσσα του εγγράφου.
Αν η αναζήτηση δεν επιστρέφει αποτέλεσμα, αξίζει επίσης να δοκιμάσουμε διαφορετική μορφή της λέξης. Για παράδειγμα, ένας όρος μπορεί να εμφανίζεται στον ενικό αντί για τον πληθυντικό ή με διαφορετική κατάληξη. Σε ορισμένα προγράμματα υπάρχουν και πιο προηγμένες επιλογές αναζήτησης.
Η λειτουργία αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε συμβάσεις, οδηγίες χρήσης, βιβλία, επαγγελματικά έγγραφα και μεγάλες αναφορές. Αντί να ψάχνουμε σε εκατοντάδες σελίδες, μπορούμε να μεταβούμε απευθείας στα σημεία όπου εμφανίζεται ο συγκεκριμένος όρος και να ελέγξουμε το σχετικό απόσπασμα.
