Όταν δημιουργείτε συχνά έγγραφα που χρειάζονται ημερομηνία, είναι εύκολο να την πληκτρολογήσετε λάθος ή να ξεχάσετε να την αλλάξετε σε ένα παλιό αρχείο. Το Word διαθέτει μια πρακτική λειτουργία που μπορεί να εισάγει την ημερομηνία ως πεδίο και να την ενημερώνει αυτόματα.
Η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε επιστολές, αναφορές, σημειώσεις και άλλα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ξανά και ξανά. Αντί να πληκτρολογείτε κάθε φορά τη σωστή ημερομηνία, μπορείτε να αφήσετε το Word να την ενημερώνει.
Για να την προσθέσετε, ανοίξτε το έγγραφο και μεταβείτε στην καρτέλα «Εισαγωγή». Στην ομάδα «Κείμενο» επιλέξτε «Ημερομηνία & ώρα». Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με διαφορετικές μορφές ημερομηνίας, από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε αυτή που σας ταιριάζει.
Το σημαντικό σημείο βρίσκεται στην επιλογή «Αυτόματη ενημέρωση». Αν την ενεργοποιήσετε πριν πατήσετε «OK», η ημερομηνία δεν θα αποθηκευτεί απλώς ως στατικό κείμενο. Θα εισαχθεί ως πεδίο, το οποίο μπορεί να ενημερώνεται όταν ανοίγετε ξανά το έγγραφο.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν έχετε ένα πρότυπο εγγράφου που ανοίγετε κάθε ημέρα ή κάθε εβδομάδα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο αναφοράς και να αφήσετε την ημερομηνία να προσαρμόζεται αυτόματα.
Υπάρχει όμως μια σημαντική διαφορά ανάμεσα στην απλή ημερομηνία και στο πεδίο ημερομηνίας. Αν θέλετε ένα ιστορικό έγγραφο να διατηρεί την ημερομηνία δημιουργίας του, δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτόματη ενημέρωση. Σε αυτή την περίπτωση είναι προτιμότερο να εισάγετε την ημερομηνία ως απλό κείμενο.
Το Word επιτρέπει επίσης να αλλάξετε τη μορφή της ημερομηνίας και, όπου χρειάζεται, να συμπεριλάβετε και την ώρα.
Με μια μικρή ρύθμιση μπορείτε έτσι να αποφύγετε την επαναλαμβανόμενη πληκτρολόγηση και, κυρίως, να μειώσετε τα λάθη σε έγγραφα που χρησιμοποιείτε συχνά.
