Όταν ένας φάκελος περιέχει εκατοντάδες έγγραφα, εικόνες και άλλα αρχεία, η αναζήτηση ενός συγκεκριμένου PDF μπορεί να γίνει δύσκολη. Ο File Explorer των Windows επιτρέπει να περιορίσουμε την αναζήτηση σε συγκεκριμένο τύπο αρχείου.
Μπορούμε να ανοίξουμε τον φάκελο όπου θέλουμε να γίνει η αναζήτηση και να χρησιμοποιήσουμε το πεδίο αναζήτησης. Αν γνωρίζουμε ότι το αρχείο είναι PDF, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σχετικό φίλτρο ή αναζήτηση με βάση την επέκταση.
Έτσι περιορίζουμε τα αποτελέσματα και αποφεύγουμε να εμφανίζονται αρχεία Word, εικόνες ή άλλα έγγραφα που δεν μας ενδιαφέρουν.
Η μέθοδος γίνεται ακόμη πιο χρήσιμη όταν θυμόμαστε μία λέξη από το όνομα του αρχείου. Μπορούμε να συνδυάσουμε το όνομα ή μέρος του με τον τύπο PDF.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα Windows μπορούν επίσης να αναζητήσουν λέξεις που βρίσκονται μέσα στο περιεχόμενο των εγγράφων, ανάλογα με το αν έχει ενεργοποιηθεί η κατάλληλη ευρετηρίαση.
Αυτό όμως δεν λειτουργεί πάντα το ίδιο καλά για όλα τα PDF. Ένα PDF που αποτελείται από σαρωμένες εικόνες μπορεί να χρειάζεται τεχνολογία OCR για να μπορεί να αναζητηθεί το κείμενό του.
Η αναζήτηση με βάση τον τύπο αρχείου είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε φακέλους που χρησιμοποιούνται ως ψηφιακό αρχείο.
Αν οργανώνουμε από την αρχή τα αρχεία με σαφή ονόματα και φακέλους, η αναζήτηση γίνεται ακόμη πιο γρήγορη. Ένας συνδυασμός καλής οργάνωσης και φίλτρων αναζήτησης μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο που χάνουμε ψάχνοντας ένα συγκεκριμένο έγγραφο.
