Ένα συνηθισμένο πρόβλημα στο Excel εμφανίζεται όταν όλα τα στοιχεία βρίσκονται συγκεντρωμένα σε μία στήλη. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ονοματεπώνυμο σε ένα κελί ή διευθύνσεις που χωρίζονται με κόμμα και να θέλετε να τα διαχωρίσετε σε ξεχωριστές στήλες.
Το Excel διαθέτει τον «Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες», ο οποίος μπορεί να κάνει αυτή τη δουλειά αυτόματα.
Αρχικά επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τα δεδομένα. Στη συνέχεια μεταβείτε στην καρτέλα «Δεδομένα» και επιλέξτε «Κείμενο σε στήλες».
Στον οδηγό που εμφανίζεται μπορείτε να επιλέξετε αν τα δεδομένα χωρίζονται με κάποιον συγκεκριμένο χαρακτήρα. Για παράδειγμα, αν τα ονόματα χωρίζονται με κόμμα, επιλέξτε το κόμμα ως οριοθέτη. Αν τα δεδομένα χωρίζονται με κενό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αντίστοιχο διαχωριστικό.
Το Excel εμφανίζει προεπισκόπηση, ώστε να δείτε πώς θα κατανεμηθούν τα δεδομένα πριν ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Αυτό είναι σημαντικό, επειδή σας επιτρέπει να διαπιστώσετε αν ο διαχωρισμός γίνεται σωστά.
Στη συνέχεια μπορείτε να επιλέξετε πού θέλετε να τοποθετηθούν τα νέα δεδομένα και να πατήσετε «Τέλος».
Για παράδειγμα, μια στήλη με «Όνομα Επώνυμο» μπορεί να μετατραπεί σε δύο ξεχωριστές στήλες, μία για το όνομα και μία για το επώνυμο. Αντίστοιχα, μια λίστα διευθύνσεων που χρησιμοποιεί κόμματα ως διαχωριστικά μπορεί να διαχωριστεί σε περισσότερα πεδία.
Χρειάζεται όμως προσοχή: το Excel μπορεί να γράψει τα αποτελέσματα στα διπλανά κελιά. Για αυτό πρέπει να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αρκετός κενός χώρος δεξιά από την αρχική στήλη.
Η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν μεταφέρετε δεδομένα από άλλες εφαρμογές ή αρχεία και θέλετε να τα οργανώσετε γρήγορα.
Αντί να αντιγράφετε και να επικολλάτε κάθε στοιχείο ξεχωριστά, μπορείτε έτσι να μετατρέψετε μια ολόκληρη στήλη σε οργανωμένα πεδία μέσα σε λίγα βήματα.
