Όταν δεδομένα μεταφέρονται από μια ιστοσελίδα, ένα άλλο πρόγραμμα ή ένα αρχείο που έχει δημιουργηθεί από διαφορετικό σύστημα, μπορεί να περιέχουν περιττά κενά. Αυτά δεν είναι πάντα ορατά, αλλά μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα στην αναζήτηση, στη σύγκριση ή στην επεξεργασία των δεδομένων.
Το Excel διαθέτει τη συνάρτηση TRIM, η οποία μπορεί να αφαιρέσει περιττά κενά από κείμενο. Η συνάρτηση διατηρεί ένα μόνο κενό ανάμεσα στις λέξεις και αφαιρεί τα κενά στην αρχή και στο τέλος του κειμένου.
Για παράδειγμα, αν ένα κελί περιέχει το κείμενο « Γιώργος Παπαδόπουλος », μπορείτε σε ένα διπλανό κελί να γράψετε:
=TRIM(A1)
Το Excel θα επιστρέψει το κείμενο χωρίς τα περιττά κενά.
Αν έχετε μια ολόκληρη στήλη, μπορείτε να γράψετε τη συνάρτηση στο πρώτο κελί και στη συνέχεια να τη μεταφέρετε προς τα κάτω, ώστε να εφαρμοστεί στις υπόλοιπες εγγραφές.
Μετά τον καθαρισμό, μπορείτε να αντιγράψετε τα αποτελέσματα και, αν χρειάζεται, να τα επικολλήσετε ως τιμές πάνω από τα αρχικά δεδομένα. Έτσι δεν θα παραμείνουν οι τύποι ως μέρος του τελικού πίνακα.
Η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν δύο φαινομενικά ίδια στοιχεία δεν αναγνωρίζονται ως ίδια από το Excel. Ένα επιπλέον κενό στην αρχή ή στο τέλος μιας λέξης μπορεί να κάνει δύο εγγραφές να θεωρούνται διαφορετικές.
Υπάρχει όμως ένας περιορισμός. Η TRIM έχει σχεδιαστεί για το συνηθισμένο κενό χαρακτήρα και δεν αφαιρεί από μόνη της ορισμένους ειδικούς χαρακτήρες κενού, όπως το non-breaking space που χρησιμοποιείται συχνά σε ιστοσελίδες.
Για απλές λίστες, πάντως, η TRIM είναι ένας γρήγορος τρόπος καθαρισμού δεδομένων χωρίς χειροκίνητη επεξεργασία κάθε κελιού.
Αν εργάζεστε συχνά με μεγάλες λίστες, η συγκεκριμένη συνάρτηση μπορεί να σας γλιτώσει αρκετό χρόνο και να κάνει τα δεδομένα πιο συνεπή πριν από ταξινόμηση, αναζήτηση ή περαιτέρω επεξεργασία.
