Οι ίδιοι χαιρετισμοί, οι συχνές απαντήσεις σε πελάτες και οι επαναλαμβανόμενες φράσεις μπορούν να καταναλώνουν πολύ χρόνο μέσα στην ημέρα. Αντί να πληκτρολογούνται ξανά και ξανά, μπορούν να αποθηκευτούν ως συντομεύσεις κειμένου, ώστε μια μικρή ακολουθία χαρακτήρων να μετατρέπεται σε ολόκληρη φράση.
Η δυνατότητα αυτή υπάρχει σε αρκετά λειτουργικά συστήματα και εφαρμογές, αν και δεν λειτουργεί παντού με τον ίδιο τρόπο. Σε κινητά iPhone, για παράδειγμα, η ενότητα αντικατάστασης κειμένου βρίσκεται στις ρυθμίσεις πληκτρολογίου. Ο χρήστης καταχωρίζει τη φράση που θέλει να εμφανίζεται και μια σύντομη συντόμευση που θα την ενεργοποιεί. Σε συσκευές Android, η σχετική λειτουργία εξαρτάται από το πληκτρολόγιο που χρησιμοποιείται, όπως το Gboard ή το πληκτρολόγιο του κατασκευαστή.
Για παράδειγμα, μια συντόμευση όπως «ευχ» θα μπορούσε να αντικαθίσταται από έναν ολοκληρωμένο επαγγελματικό χαιρετισμό. Αντίστοιχα, μια μικρή ακολουθία χαρακτήρων μπορεί να εισάγει μια συχνή διεύθυνση ιστοσελίδας ή μια τυπική απάντηση. Είναι προτιμότερο οι συντομεύσεις να είναι αρκετά ασυνήθιστες ώστε να μη γράφονται κατά λάθος μέσα σε κανονικές λέξεις.
Στον υπολογιστή, ορισμένα εργαλεία και εφαρμογές υποστηρίζουν επίσης αποσπάσματα κειμένου. Σε επαγγελματικά περιβάλλοντα, όμως, πρέπει να ελέγχεται αν επιτρέπεται η εγκατάσταση πρόσθετου λογισμικού και πού αποθηκεύονται τα δεδομένα. Μια εφαρμογή που συγχρονίζει τις φράσεις μέσω λογαριασμού μπορεί να είναι βολική, αλλά δεν είναι κατάλληλη για κάθε ευαίσθητη πληροφορία.
Η καλύτερη αρχή είναι μια μικρή συλλογή από πέντε ή δέκα φράσεις που χρησιμοποιούνται καθημερινά. Μετά από μερικές ημέρες, ο χρήστης μπορεί να κρατήσει όσες αποδεικνύονται πραγματικά χρήσιμες και να διαγράψει τις υπόλοιπες.
Δεν πρέπει να αποθηκεύονται ως συντομεύσεις κωδικοί πρόσβασης, στοιχεία πληρωμών ή άλλα ευαίσθητα δεδομένα. Οι συντομεύσεις κειμένου προορίζονται για επαναλαμβανόμενη πληκτρολόγηση, όχι για ασφαλή αποθήκευση μυστικών πληροφοριών.
