Αν κάθε μέρα καταλήγουν στα εισερχόμενα δεκάδες email από τους ίδιους αποστολείς, δεν χρειάζεται να τα μετακινούμε ένα-ένα. Ένας απλός κανόνας μπορεί να αναλαμβάνει αυτόματα την οργάνωσή τους, ώστε κάθε νέο μήνυμα να καταλήγει στον φάκελο που έχουμε επιλέξει.
Η λειτουργία υπάρχει στις περισσότερες δημοφιλείς υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και βασίζεται σε μια απλή λογική: ορίζουμε ποια μηνύματα θέλουμε να εντοπίζονται και τι πρέπει να κάνει το email όταν τα βρει.
Για παράδειγμα, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν φάκελο με τίτλο «Λογαριασμοί» και να ρυθμίσουμε έναν κανόνα ώστε κάθε μήνυμα από συγκεκριμένη εταιρεία να μεταφέρεται αυτόματα εκεί. Αντίστοιχα, μπορούμε να δημιουργήσουμε ξεχωριστό φάκελο για έναν συνεργάτη, μια υπηρεσία ή ένα συγκεκριμένο έργο.
Συνήθως η διαδικασία ξεκινά από ένα email που έχουμε ήδη λάβει. Επιλέγουμε την αντίστοιχη επιλογή για δημιουργία φίλτρου ή κανόνα και ορίζουμε το κριτήριο. Αυτό μπορεί να είναι ο αποστολέας, η διεύθυνση email, μια συγκεκριμένη λέξη στο θέμα ή ακόμη και ένας συνδυασμός χαρακτηριστικών.
Στη συνέχεια επιλέγουμε την ενέργεια που θέλουμε να πραγματοποιείται αυτόματα. Το μήνυμα μπορεί να μετακινείται σε συγκεκριμένο φάκελο, να επισημαίνεται με ετικέτα ή, σε ορισμένες υπηρεσίες, να χαρακτηρίζεται ως αναγνωσμένο.
Το σημαντικό είναι να επιλέγουμε με προσοχή τα κριτήρια. Αν ο κανόνας είναι πολύ γενικός, μπορεί να μεταφέρει στον ίδιο φάκελο μηνύματα που δεν θέλαμε να συμπεριλάβουμε. Για αυτό, όταν είναι δυνατό, είναι προτιμότερο να βασίζεται σε έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή σε μια σαφή λέξη-κλειδί.
Πριν δημιουργήσουμε πολλούς κανόνες, καλό είναι να ξεκινήσουμε με εκείνους που πραγματικά μας εξοικονομούν χρόνο. Αν διαπιστώσουμε ότι ένας κανόνας δεν λειτουργεί όπως περιμέναμε, μπορούμε να τον τροποποιήσουμε ή να τον απενεργοποιήσουμε από τις ρυθμίσεις.
Με αυτόν τον τρόπο, η οργάνωση των εισερχομένων γίνεται αυτόματα. Τα νέα email φτάνουν στον σωστό φάκελο από την πρώτη στιγμή και εμείς δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνουμε καθημερινά την ίδια διαδικασία.
