Όταν τα εισερχόμενα γεμίζουν καθημερινά με ενημερώσεις, προσφορές, αποδείξεις, επαγγελματικά μηνύματα και προσωπική αλληλογραφία, η αναζήτηση ενός σημαντικού email μπορεί να γίνει δύσκολη. Οι περισσότερες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν εργαλεία αυτόματης ταξινόμησης, ώστε τα μηνύματα να οργανώνονται χωρίς να χρειάζεται να τα μετακινούμε χειροκίνητα.
Η βασική ιδέα είναι να δημιουργήσουμε κανόνες με βάση συγκεκριμένα χαρακτηριστικά ενός email. Για παράδειγμα, μπορούμε να ορίσουμε ότι τα μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα θα μεταφέρονται αυτόματα σε έναν φάκελο, ενώ όσα περιέχουν μια συγκεκριμένη λέξη στο θέμα θα επισημαίνονται με συγκεκριμένη ετικέτα.
Αυτό μπορεί να γίνει ιδιαίτερα χρήσιμο για τα ενημερωτικά δελτία που λαμβάνουμε συχνά. Αντί να εμφανίζονται όλα μαζί με τα υπόλοιπα εισερχόμενα, μπορούμε να τα κατευθύνουμε σε ξεχωριστό φάκελο. Έτσι, παραμένουν διαθέσιμα, αλλά δεν εμποδίζουν την άμεση πρόσβαση στα σημαντικότερα μηνύματα.
Παρόμοια οργάνωση μπορεί να γίνει και για επαγγελματικά email. Μπορούμε, για παράδειγμα, να δημιουργήσουμε ξεχωριστές κατηγορίες για συγκεκριμένους συνεργάτες, έργα ή είδη επικοινωνίας. Σε ορισμένες υπηρεσίες υπάρχει επίσης η δυνατότητα αυτόματης επισήμανσης ενός μηνύματος ως σημαντικού ή μη αναγνωσμένου.
Για να δημιουργήσουμε έναν κανόνα, συνήθως επιλέγουμε ένα υπάρχον email που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε ως παράδειγμα και αναζητούμε την επιλογή δημιουργίας φίλτρου ή κανόνα. Στη συνέχεια ορίζουμε το κριτήριο και την ενέργεια που θα πραγματοποιείται αυτόματα όταν φτάνει ένα αντίστοιχο μήνυμα.
Χρειάζεται, ωστόσο, προσοχή ώστε οι κανόνες να μην είναι υπερβολικά αυστηροί. Ένας λανθασμένος κανόνας μπορεί να μεταφέρει ένα σημαντικό email σε λάθος φάκελο και να μην το προσέξουμε εγκαίρως. Για αυτό είναι προτιμότερο να ξεκινάμε με απλές και ξεκάθαρες κατηγορίες.
Με λίγη αρχική ρύθμιση, τα εισερχόμενα μπορούν να λειτουργούν πολύ πιο οργανωμένα. Αντί να ξοδεύουμε καθημερινά χρόνο μετακινώντας μηνύματα, αφήνουμε το email να κάνει αυτόματα ένα μέρος της δουλειάς και κρατάμε την προσοχή μας σε όσα χρειάζονται πραγματικά απάντηση.
