Τα αρχεία PDF χρησιμοποιούνται καθημερινά για την αποστολή βιογραφικών, συμβολαίων, τιμολογίων, αιτήσεων και άλλων σημαντικών εγγράφων. Ωστόσο, πολλοί χρήστες δεν γνωρίζουν ότι ένα PDF μπορεί να περιέχει προσωπικές πληροφορίες που δεν είναι άμεσα ορατές, όπως το όνομα του δημιουργού, στοιχεία του λογισμικού που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του, σχόλια, προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου ή κρυφά μεταδεδομένα.
Πριν στείλετε ένα PDF σε τρίτους, είναι σημαντικό να ελέγξετε αν περιλαμβάνει πληροφορίες που δεν θέλετε να κοινοποιήσετε. Η αφαίρεση αυτών των στοιχείων προστατεύει την ιδιωτικότητά σας και μειώνει τον κίνδυνο αποκάλυψης ευαίσθητων δεδομένων.
Ένας εύκολος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία επιθεώρησης εγγράφων που διαθέτουν αρκετά προγράμματα επεξεργασίας PDF. Η λειτουργία αυτή εντοπίζει μεταδεδομένα, σχόλια, επισυναπτόμενα αρχεία, κρυφό κείμενο και άλλα στοιχεία που μπορούν να αφαιρεθούν με λίγα μόνο κλικ. Μετά τον έλεγχο, αποθηκεύστε το αρχείο ως νέο αντίγραφο, ώστε να διατηρήσετε και την αρχική έκδοση, εφόσον τη χρειαστείτε.
Αν δεν διαθέτετε εξειδικευμένο πρόγραμμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο PDF μέσω της επιλογής Εκτύπωση σε PDF. Με αυτόν τον τρόπο συχνά αφαιρούνται αρκετά από τα μεταδεδομένα και τα σχόλια που υπήρχαν στο αρχικό αρχείο. Παρότι η μέθοδος αυτή δεν εξαλείφει πάντα όλες τις πληροφορίες, αποτελεί μια χρήσιμη λύση για απλά έγγραφα.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται όταν θέλετε να αποκρύψετε ευαίσθητο περιεχόμενο, όπως αριθμούς ταυτότητας, τραπεζικούς λογαριασμούς ή προσωπικές διευθύνσεις. Δεν αρκεί να καλύψετε το κείμενο με ένα μαύρο πλαίσιο ή να αλλάξετε το χρώμα του σε λευκό. Σε πολλές περιπτώσεις το κείμενο μπορεί να ανακτηθεί. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Redaction, η οποία διαγράφει οριστικά τις επιλεγμένες πληροφορίες από το έγγραφο.
Τέλος, πριν αποστείλετε το PDF, ανοίξτε το ξανά και ελέγξτε ότι δεν εμφανίζονται σχόλια, σημειώσεις ή προσωπικά στοιχεία στις ιδιότητες του αρχείου. Ένας σύντομος τελικός έλεγχος μπορεί να αποτρέψει ακούσιες διαρροές πληροφοριών.
Η προστασία των προσωπικών δεδομένων δεν αφορά μόνο τις φωτογραφίες ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ακόμη και ένα απλό PDF μπορεί να αποκαλύψει περισσότερα από όσα φαντάζεστε. Με μερικά απλά βήματα πριν από την αποστολή του, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι το έγγραφό σας περιέχει μόνο τις πληροφορίες που πραγματικά επιθυμείτε να μοιραστείτε.
