Μια ψηφιακή συλλογή μουσικής μπορεί να περιλαμβάνει εκατοντάδες ή χιλιάδες αρχεία. Όταν όμως τα ονόματά τους είναι ασαφή και λείπουν πληροφορίες για τον καλλιτέχνη, το άλμπουμ ή το έτος κυκλοφορίας, η αναζήτηση γίνεται δύσκολη. Τα metadata, δηλαδή τα ενσωματωμένα μεταδεδομένα των αρχείων ήχου, επιτρέπουν την καταχώριση αυτών των πληροφοριών και τη σωστή οργάνωση μιας ψηφιακής βιβλιοθήκης.
Στα αρχεία MP3, για παράδειγμα, χρησιμοποιείται συχνά το πρότυπο ID3. Μέσα σε αυτό μπορούν να αποθηκευτούν ο τίτλος του κομματιού, το όνομα του καλλιτέχνη, το άλμπουμ, ο αριθμός του κομματιού, το είδος μουσικής και το έτος κυκλοφορίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να ενσωματωθεί ακόμη και το εξώφυλλο του άλμπουμ.
Για την επεξεργασία αυτών των πληροφοριών υπάρχουν ειδικά προγράμματα, όπως το Mp3tag. Μετά την εγκατάσταση, ο χρήστης προσθέτει έναν φάκελο με αρχεία ήχου και επιλέγει το κομμάτι που θέλει να διορθώσει. Στη συνέχεια συμπληρώνει τα διαθέσιμα πεδία και αποθηκεύει τις αλλαγές.
Η εφαρμογή υποστηρίζει επίσης μαζική επεξεργασία. Έτσι, αν μια συλλογή περιλαμβάνει πολλά κομμάτια από το ίδιο άλμπουμ, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει περισσότερα αρχεία και να συμπληρώσει κοινές πληροφορίες ταυτόχρονα. Αυτό μειώνει σημαντικά τον χρόνο οργάνωσης.
Ένα ακόμη χρήσιμο χαρακτηριστικό είναι η μετονομασία αρχείων με βάση τα metadata. Για παράδειγμα, μπορεί να δημιουργηθεί μια δομή ονομάτων που περιλαμβάνει τον καλλιτέχνη, το άλμπουμ και τον τίτλο κάθε κομματιού. Με αυτόν τον τρόπο η συλλογή αποκτά ομοιόμορφη μορφή.
Χρειάζεται, ωστόσο, έλεγχος πριν από τη μαζική αποθήκευση. Αν τα στοιχεία ενός άλμπουμ είναι λανθασμένα, η ίδια λανθασμένη πληροφορία μπορεί να περαστεί σε όλα τα επιλεγμένα αρχεία. Επίσης, δεν υποστηρίζουν όλες οι μορφές ήχου τα ίδια πεδία μεταδεδομένων.
Η σωστή οργάνωση των metadata διευκολύνει την αναζήτηση, τη δημιουργία λιστών αναπαραγωγής και τη λειτουργία εφαρμογών μουσικής που ταξινομούν τα αρχεία με βάση τις πληροφορίες τους.
