Φωτογραφίες, έγγραφα, βίντεο και επαγγελματικά αρχεία χρειάζονται χώρο αποθήκευσης, αλλά και προστασία. Οι δύο πιο συνηθισμένες επιλογές είναι η τοπική αποθήκευση, σε υπολογιστή, εξωτερικό δίσκο ή USB, και το cloud, δηλαδή η αποθήκευση σε απομακρυσμένους διακομιστές μέσω διαδικτύου. Κάθε λύση έχει διαφορετικά πλεονεκτήματα και περιορισμούς.
Η τοπική αποθήκευση προσφέρει άμεση πρόσβαση στα αρχεία, χωρίς να απαιτείται σύνδεση στο διαδίκτυο. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για μεγάλα βίντεο, φωτογραφίες υψηλής ανάλυσης και αρχεία που χρειάζεται να μεταφέρονται συχνά. Παράλληλα, ο χρήστης έχει μεγαλύτερο έλεγχο στο πού βρίσκονται τα δεδομένα του. Ωστόσο, ένας δίσκος μπορεί να χαλάσει, να χαθεί ή να καταστραφεί, ενώ η κλοπή της συσκευής μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια αρχείων.
Το cloud προσφέρει πρόσβαση από διαφορετικές συσκευές και διευκολύνει τον συγχρονισμό. Ένα έγγραφο που αποθηκεύεται από τον υπολογιστή μπορεί να είναι διαθέσιμο και στο κινητό ή στο tablet. Πολλές υπηρεσίες διαθέτουν επίσης λειτουργίες κοινής χρήσης και ιστορικό εκδόσεων, ώστε να μπορούμε να ανακτήσουμε προηγούμενη μορφή ενός αρχείου.
Η αποθήκευση στο cloud, όμως, εξαρτάται από τη σύνδεση στο διαδίκτυο, τους όρους της υπηρεσίας και την ασφάλεια του λογαριασμού. Χρειάζεται ισχυρός κωδικός, ενεργοποίηση επαλήθευσης δύο παραγόντων και προσεκτικός έλεγχος των δικαιωμάτων κοινής χρήσης.
Για πολλούς χρήστες, η καλύτερη λύση δεν είναι να επιλέξουν αποκλειστικά μία από τις δύο μεθόδους. Ένας συνδυασμός τοπικής αποθήκευσης και cloud μπορεί να προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία. Για σημαντικά αρχεία, είναι χρήσιμο να διατηρείται και ξεχωριστό αντίγραφο ασφαλείας, ώστε να μην εξαρτόμαστε από μία μόνο συσκευή ή υπηρεσία.
Η επιλογή εξαρτάται από το μέγεθος των αρχείων, την ανάγκη πρόσβασης από παντού, το κόστος και το επίπεδο ελέγχου που θέλουμε. Το σημαντικότερο είναι να υπάρχει οργανωμένο σχέδιο αποθήκευσης και ανάκτησης.
