Όταν χρειάζεται να υπογράψουμε ένα έγγραφο, δεν είναι πλέον απαραίτητο να το εκτυπώσουμε, να βάλουμε χειρόγραφη υπογραφή και στη συνέχεια να το σκανάρουμε ξανά. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα PDF μπορεί να υπογραφεί απευθείας από τον υπολογιστή ή το κινητό, γεγονός που κάνει τη διαδικασία πολύ πιο γρήγορη.
Ο απλούστερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσουμε μια εφαρμογή που υποστηρίζει ηλεκτρονικές υπογραφές ή συμπλήρωση PDF. Ανοίγουμε το έγγραφο και αναζητούμε την επιλογή για προσθήκη υπογραφής. Αν δεν έχουμε ήδη αποθηκευμένη υπογραφή, αρκετές εφαρμογές επιτρέπουν να τη σχεδιάσουμε στην οθόνη με το δάχτυλο, με γραφίδα ή με το ποντίκι.
Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορούμε επίσης να πληκτρολογήσουμε το όνομά μας και να επιλέξουμε μία από τις διαθέσιμες μορφές γραφής. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρόκειται για προηγμένη ή νομικά ισοδύναμη ηλεκτρονική υπογραφή. Η σημασία της υπογραφής εξαρτάται από το είδος του εγγράφου, τη διαδικασία που απαιτεί ο φορέας και το επίπεδο ταυτοποίησης που προβλέπεται.
Αφού δημιουργήσουμε ή εισαγάγουμε την υπογραφή, μπορούμε να την τοποθετήσουμε στο κατάλληλο σημείο του PDF. Συνήθως υπάρχει δυνατότητα αλλαγής μεγέθους και μετακίνησης, ώστε να βρίσκεται ακριβώς πάνω από τη γραμμή υπογραφής. Πριν αποθηκεύσουμε το αρχείο, καλό είναι να ελέγξουμε ολόκληρο το έγγραφο για να βεβαιωθούμε ότι δεν μετακινήθηκε κάποιο άλλο στοιχείο.
Για έγγραφα που περιέχουν προσωπικά ή οικονομικά δεδομένα, χρειάζεται προσοχή στην εφαρμογή που χρησιμοποιούμε. Είναι προτιμότερο να επιλέγουμε αξιόπιστες υπηρεσίες και να αποφεύγουμε την τυχαία μεταφόρτωση ευαίσθητων εγγράφων σε άγνωστες ιστοσελίδες.
Αν ένα έγγραφο απαιτεί συγκεκριμένο είδος ηλεκτρονικής υπογραφής, όπως προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, η απλή εισαγωγή μιας εικόνας της υπογραφής μας μπορεί να μην επαρκεί. Σε τέτοιες περιπτώσεις πρέπει να ακολουθήσουμε την επίσημη διαδικασία που ζητά ο οργανισμός ή η υπηρεσία.
Έτσι, για πολλές καθημερινές περιπτώσεις, η υπογραφή ενός PDF μπορεί να γίνει ψηφιακά, χωρίς εκτυπωτή, χαρτί και scanner, εξοικονομώντας χρόνο και κάνοντας ολόκληρη τη διαδικασία πιο πρακτική.
