Ένας πίνακας μέσα σε PDF είναι εύκολο να διαβαστεί, αλλά η επεξεργασία των δεδομένων του μπορεί να γίνει δύσκολη. Αν θέλουμε να αλλάξουμε αριθμούς, να κάνουμε υπολογισμούς ή να ταξινομήσουμε τις πληροφορίες, η μεταφορά του σε Excel είναι πολύ πιο πρακτική.
Η διαδικασία μπορεί να γίνει με εργαλεία που αναγνωρίζουν τη δομή του πίνακα και μεταφέρουν τα δεδομένα σε ξεχωριστές γραμμές και στήλες. Σε ορισμένες σύγχρονες εφαρμογές γραφείου υπάρχει δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων απευθείας από PDF. Το πρόγραμμα αναλύει τη σελίδα και προσπαθεί να εντοπίσει τους πίνακες που περιέχει.
Αν το PDF δημιουργήθηκε από ψηφιακό έγγραφο και το κείμενο είναι κανονικά επιλέξιμο, η διαδικασία είναι συνήθως πιο εύκολη. Το πρόγραμμα μπορεί να αναγνωρίσει τους χαρακτήρες και τη διάταξη του πίνακα και να τους μεταφέρει σε φύλλο εργασίας.
Τα πράγματα δυσκολεύουν όταν το PDF είναι ουσιαστικά μια φωτογραφία ή ένα σαρωμένο έγγραφο. Σε αυτή την περίπτωση χρειάζεται τεχνολογία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων, ώστε το σύστημα να «διαβάσει» πρώτα την εικόνα. Η ακρίβεια εξαρτάται από την ποιότητα της σάρωσης, το μέγεθος των γραμμάτων και την πολυπλοκότητα του πίνακα.
Μετά τη μετατροπή δεν πρέπει να θεωρούμε ότι όλα τα δεδομένα έχουν μεταφερθεί χωρίς λάθη. Είναι σημαντικό να ελέγξουμε ιδιαίτερα αριθμούς, δεκαδικά ψηφία, ημερομηνίες και σύμβολα. Ένα μικρό λάθος σε έναν αριθμό μπορεί να επηρεάσει όλους τους υπολογισμούς που θα ακολουθήσουν.
Χρήσιμο είναι επίσης να ελέγξουμε αν οι επικεφαλίδες έχουν τοποθετηθεί στις σωστές στήλες και αν τυχόν συγχωνευμένα κελιά του αρχικού πίνακα έχουν μεταφερθεί σωστά. Σε πολύπλοκα PDF μπορεί να χρειαστούν μερικές χειροκίνητες διορθώσεις.
Μόλις ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο πίνακας μπορεί να χρησιμοποιηθεί όπως οποιοδήποτε άλλο φύλλο Excel. Μπορούμε να ταξινομήσουμε δεδομένα, να εφαρμόσουμε φίλτρα, να δημιουργήσουμε τύπους και να παράγουμε γραφήματα χωρίς να πληκτρολογήσουμε ολόκληρο τον πίνακα από την αρχή.
Η μετατροπή, επομένως, δεν είναι απλώς ένας τρόπος αλλαγής μορφής αρχείου. Είναι ένας γρήγορος τρόπος να μετατρέψουμε στατικά δεδομένα ενός PDF σε πληροφορίες που μπορούμε πραγματικά να επεξεργαστούμε και να αξιοποιήσουμε.
