Όταν ένα φύλλο Excel περιέχει δεκάδες ή εκατοντάδες αριθμούς, μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπίσετε γρήγορα τις τιμές που ξεχωρίζουν. Η μορφοποίηση υπό όρους μπορεί να αναλάβει αυτή τη δουλειά αυτόματα.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια στήλη με πωλήσεις και θέλετε να εντοπίσετε αμέσως τις υψηλότερες τιμές. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να ελέγξετε και ανοίξτε την επιλογή «Μορφοποίηση υπό όρους» από την καρτέλα «Κεντρική».
Από εκεί μπορείτε να επιλέξετε κανόνες που αναγνωρίζουν μεγαλύτερες ή μικρότερες τιμές, αριθμούς πάνω ή κάτω από ένα συγκεκριμένο όριο, διπλότυπες καταχωρίσεις ή άλλες συνθήκες.
Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε από το Excel να επισημαίνει αυτόματα όλους τους αριθμούς που είναι μεγαλύτεροι από 1.000. Κάθε φορά που αλλάζει μια τιμή, το Excel ελέγχει ξανά τον κανόνα και προσαρμόζει ανάλογα την εμφάνιση του κελιού.
Η δυνατότητα είναι χρήσιμη όχι μόνο για οικονομικά στοιχεία. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για βαθμολογίες, ημερομηνίες, ποσότητες προϊόντων, ώρες εργασίας ή οποιαδήποτε άλλη αριθμητική λίστα.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κλίμακες χρωμάτων, ώστε οι χαμηλότερες και υψηλότερες τιμές να ξεχωρίζουν σταδιακά. Έτσι, ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων γίνεται πιο εύκολο να διαβαστεί με μια ματιά.
Το σημαντικό είναι να επιλέξετε πρώτα σωστά την περιοχή των κελιών. Αν επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη ενώ χρειάζεστε μόνο ένα συγκεκριμένο τμήμα, ο κανόνας μπορεί να εφαρμοστεί σε περισσότερα δεδομένα από όσα θέλετε.
Η μορφοποίηση υπό όρους δεν αλλάζει τις ίδιες τις τιμές. Αλλάζει μόνο τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται, ανάλογα με τους κανόνες που έχετε ορίσει.
Έτσι, αντί να ψάχνετε χειροκίνητα μέσα σε έναν μεγάλο πίνακα, μπορείτε να αφήσετε το Excel να εντοπίζει αυτόματα τα στοιχεία που χρειάζονται την προσοχή σας.
