Όταν ένα έγγραφο περνά από περισσότερα άτομα, οι διορθώσεις μπορούν εύκολα να μπερδευτούν. Αντί να στέλνετε συνεχώς διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου αρχείου, το Word διαθέτει την «Παρακολούθηση αλλαγών», ώστε οι επεμβάσεις να καταγράφονται μέσα στο ίδιο έγγραφο.
Για να την ενεργοποιήσετε, ανοίξτε την καρτέλα «Αναθεώρηση» και επιλέξτε «Παρακολούθηση αλλαγών». Από εκεί μπορείτε να καθορίσετε αν θέλετε να παρακολουθούνται οι δικές σας αλλαγές ή οι αλλαγές όλων των συντακτών.
Από τη στιγμή που είναι ενεργή, οι προσθήκες, οι διαγραφές και άλλες αλλαγές εμφανίζονται με ειδική σήμανση. Έτσι, ο επόμενος άνθρωπος που θα ανοίξει το αρχείο μπορεί να δει τι έχει αλλάξει χωρίς να χρειάζεται να συγκρίνει δύο ξεχωριστά έγγραφα.
Όταν φτάσει η ώρα της τελικής επιμέλειας, μπορείτε να μετακινηθείτε από τη μία αλλαγή στην επόμενη και να αποφασίσετε αν θα την αποδεχθείτε ή θα την απορρίψετε. Το Word παρέχει αντίστοιχα κουμπιά στην καρτέλα «Αναθεώρηση».
Μπορείτε επίσης να αποδεχθείτε ή να απορρίψετε όλες τις αλλαγές μαζί, αν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να κρατήσετε ή να αφαιρέσετε ολόκληρο το σύνολο των διορθώσεων.
Ένα σημαντικό σημείο είναι ότι η επιλογή «Χωρίς σημάνσεις» δεν διαγράφει πραγματικά τις αλλαγές. Απλώς τις κρύβει προσωρινά. Αν θέλετε το αρχείο να μην περιέχει πλέον τις σημάνσεις, πρέπει να τις αποδεχθείτε ή να τις απορρίψετε.
Η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για άρθρα, εργασίες, επαγγελματικά κείμενα και έγγραφα που ελέγχονται από περισσότερα άτομα. Έτσι, όλες οι διορθώσεις παραμένουν συγκεντρωμένες σε ένα αρχείο και η τελική έκδοση μπορεί να προκύψει χωρίς ατελείωτες ανταλλαγές διαφορετικών αντιγράφων.
