Όταν ένα έγγραφο γράφεται ή διορθώνεται από περισσότερα από ένα άτομα, είναι χρήσιμο να φαίνεται ποιος έκανε κάθε αλλαγή. Το Microsoft Word διαθέτει τη λειτουργία Παρακολούθηση αλλαγών, η οποία καταγράφει τροποποιήσεις στο κείμενο.
Για να την ενεργοποιήσετε, ανοίξτε το έγγραφο και μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση. Εκεί θα βρείτε την επιλογή Παρακολούθηση αλλαγών.
Μόλις ενεργοποιηθεί, οι αλλαγές που κάνετε στο κείμενο μπορούν να εμφανίζονται ως προσθήκες, διαγραφές ή άλλες τροποποιήσεις, ανάλογα με τις ρυθμίσεις προβολής.
Η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν στέλνετε ένα κείμενο σε κάποιον άλλο για επιμέλεια. Ο παραλήπτης μπορεί να δει τι προστέθηκε και τι αφαιρέθηκε χωρίς να χρειάζεται να συγκρίνει δύο διαφορετικά αρχεία.
Μέσα από την ίδια καρτέλα μπορείτε να ελέγξετε τις αλλαγές και να επιλέξετε αν θα τις αποδεχτείτε ή θα τις απορρίψετε.
Αυτό είναι σημαντικό γιατί η ενεργοποίηση της Παρακολούθησης αλλαγών δεν σημαίνει ότι οι αλλαγές γίνονται αυτόματα οριστικές. Παραμένουν διαθέσιμες για έλεγχο μέχρι να επιλέξετε τι θα γίνει με καθεμία.
Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται οι αλλαγές, ώστε το έγγραφο να παραμένει ευανάγνωστο.
Αν το αρχείο πρόκειται να σταλεί σε τρίτους, είναι καλό να ελέγξετε αν υπάρχουν ακόμη εκκρεμείς αλλαγές ή σχόλια που δεν θέλετε να εμφανίζονται.
Η λειτουργία είναι διαφορετική από την απλή αποθήκευση διαφορετικών εκδόσεων ενός εγγράφου. Εδώ οι αλλαγές καταγράφονται μέσα στο ίδιο αρχείο.
Έτσι, ένα έγγραφο μπορεί να περάσει από περισσότερα στάδια επεξεργασίας χωρίς να χρειάζεται να δημιουργείται κάθε φορά νέο αρχείο με διαφορετικό όνομα.
Για συνεργατικά κείμενα, διορθώσεις και επαγγελματικά έγγραφα, η Παρακολούθηση αλλαγών είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία του Word.
