Όταν μια λίστα Excel περιέχει δεκάδες ή εκατοντάδες εγγραφές, είναι εύκολο να περάσει απαρατήρητη μια διπλή τιμή. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα σε λίστες πελατών, αριθμούς παραγγελιών, κωδικούς προϊόντων ή οποιαδήποτε δεδομένα πρέπει να είναι μοναδικά.
Ένας πρακτικός τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους. Η συγκεκριμένη λειτουργία μπορεί να επισημάνει αυτόματα τιμές που εμφανίζονται περισσότερες από μία φορές.
Αρχικά επιλέξτε τη στήλη ή την περιοχή στην οποία θέλετε να γίνει ο έλεγχος. Στη συνέχεια μεταβείτε στην «Κεντρική» καρτέλα και αναζητήστε τη «Μορφοποίηση υπό όρους». Από εκεί επιλέξτε τους κανόνες επισήμανσης κελιών και τη δυνατότητα για διπλότυπες τιμές.
Το Excel θα εξετάσει την επιλεγμένη περιοχή και θα επισημάνει τα στοιχεία που εμφανίζονται περισσότερες από μία φορές. Έτσι, αντί να ελέγχετε οπτικά ολόκληρη τη λίστα, μπορείτε να εντοπίσετε αμέσως τα σημεία που χρειάζονται έλεγχο.
Η τεχνική είναι χρήσιμη όχι μόνο για αριθμούς. Μπορεί να εφαρμοστεί και σε ονόματα, ηλεκτρονικές διευθύνσεις, κωδικούς, ημερομηνίες ή άλλες μορφές δεδομένων.
Πριν διαγράψετε μια διπλή εγγραφή, όμως, καλό είναι να ελέγξετε αν πρόκειται πράγματι για λάθος. Μπορεί δύο άνθρωποι να έχουν ίδιο όνομα ή δύο διαφορετικές εγγραφές να έχουν σκόπιμα την ίδια τιμή.
Αν ο στόχος σας είναι να καθαρίσετε μια μεγάλη λίστα, η επισήμανση των διπλότυπων αποτελεί ασφαλέστερο πρώτο βήμα από την αυτόματη διαγραφή τους. Σας επιτρέπει να βλέπετε τι θεωρεί το Excel επαναλαμβανόμενο και να αποφασίζετε εσείς τι πρέπει να παραμείνει.
Με αυτόν τον τρόπο, μια λειτουργία που βρίσκεται ήδη στο Excel μπορεί να μετατρέψει έναν χρονοβόρο χειροκίνητο έλεγχο σε διαδικασία λίγων δευτερολέπτων.
