Όταν γράφουμε ένα έγγραφο με πολλά βήματα, ενότητες ή σημεία, η χειροκίνητη πληκτρολόγηση των αριθμών μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα. Αν προσθέσουμε ή αφαιρέσουμε ένα σημείο, πρέπει να διορθώσουμε όλους τους επόμενους αριθμούς.
Το Microsoft Word μπορεί να αναλάβει αυτόματα την αρίθμηση. Επιλέγουμε την εντολή αριθμημένης λίστας από την κορδέλα εργαλείων και στη συνέχεια γράφουμε το πρώτο στοιχείο. Πατώντας Enter, δημιουργείται αυτόματα ο επόμενος αριθμός.
Το σημαντικό πλεονέκτημα είναι ότι η αρίθμηση παραμένει δυναμική. Αν διαγράψουμε ένα στοιχείο στη μέση της λίστας, τα επόμενα σημεία προσαρμόζονται αυτόματα.
Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε υποκατηγορίες. Πατώντας Tab στην αρχή ενός νέου σημείου, το Word μπορεί να δημιουργήσει ένα επίπεδο χαμηλότερα στην ιεραρχία. Με Shift και Tab μπορούμε να επιστρέψουμε στο προηγούμενο επίπεδο.
Η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για οδηγίες, αναφορές, σημειώσεις και έγγραφα με πολλά διαδοχικά βήματα. Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε το στυλ αρίθμησης, για παράδειγμα από απλούς αριθμούς σε γράμματα ή διαφορετική μορφή.
Ένα συχνό λάθος είναι να γράφουμε τους αριθμούς χειροκίνητα και να χρησιμοποιούμε κενά για να ευθυγραμμίσουμε το κείμενο. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα όταν το έγγραφο τροποποιείται ή ανοίγει σε διαφορετική έκδοση του προγράμματος.
Η αυτόματη λίστα προσφέρει καλύτερη οργάνωση και λιγότερη χειροκίνητη δουλειά. Επιπλέον, το κείμενο παραμένει πιο εύκολο να επεξεργαστεί κανείς αργότερα, ακόμη και αν προστεθούν πολλές νέες ενότητες.
