Σε ένα μεγάλο έγγραφο, η διόρθωση μιας λέξης που εμφανίζεται πολλές φορές μπορεί να γίνει ιδιαίτερα χρονοβόρα αν ψάχνουμε κάθε περίπτωση ξεχωριστά. Τα περισσότερα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου διαθέτουν, όμως, μια λειτουργία που μπορεί να εντοπίσει όλες τις εμφανίσεις μιας λέξης και να τις αντικαταστήσει αυτόματα.
Η διαδικασία ξεκινά από την επιλογή «Εύρεση και αντικατάσταση». Στο πρώτο πεδίο γράφουμε τη λέξη ή τη φράση που θέλουμε να εντοπίσουμε και στο δεύτερο εκείνη που θέλουμε να τη διαδεχθεί. Στη συνέχεια μπορούμε να ελέγξουμε τις εμφανίσεις μία-μία ή να επιλέξουμε την αντικατάσταση όλων.
Η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν έχουμε κάνει μια αλλαγή σε ένα κείμενο και η παλιά ονομασία υπάρχει σε πολλά διαφορετικά σημεία. Αντί να ψάχνουμε σε κάθε σελίδα, το πρόγραμμα πραγματοποιεί την αλλαγή σε ολόκληρο το έγγραφο μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία για μεγαλύτερες φράσεις ή συγκεκριμένους όρους. Για παράδειγμα, σε μια αναφορά όπου χρησιμοποιείται επανειλημμένα ένας παλιός τίτλος, μπορούμε να τον αντικαταστήσουμε παντού με τον νέο.
Χρειάζεται, ωστόσο, προσοχή πριν επιλέξουμε «Αντικατάσταση όλων». Μια λέξη μπορεί να εμφανίζεται μέσα σε διαφορετικές προτάσεις και να έχει διαφορετικό νόημα. Επίσης, αν η αναζήτηση είναι πολύ γενική, μπορεί να επηρεάσει λέξεις που απλώς περιέχουν την ίδια ακολουθία χαρακτήρων.
Για αυτό, όταν η αλλαγή είναι σημαντική, είναι προτιμότερο να ελέγξουμε πρώτα τις εμφανίσεις που εντοπίστηκαν. Πολλά προγράμματα προσφέρουν επιπλέον επιλογές, όπως διάκριση πεζών και κεφαλαίων ή αναζήτηση μόνο ολόκληρων λέξεων, ώστε τα αποτελέσματα να είναι πιο ακριβή.
Πριν από μια μαζική αντικατάσταση σε ένα σημαντικό έγγραφο, καλό είναι επίσης να υπάρχει ένα αντίγραφο ασφαλείας. Έτσι, αν η αλλαγή δεν γίνει όπως περιμέναμε, μπορούμε να επιστρέψουμε στην προηγούμενη έκδοση.
Με τη λειτουργία «Εύρεση και αντικατάσταση», μια διόρθωση που θα απαιτούσε δεκάδες χειροκίνητες αλλαγές μπορεί να ολοκληρωθεί σχεδόν αμέσως. Είναι ένα απλό εργαλείο, αλλά ιδιαίτερα χρήσιμο όταν δουλεύουμε με μεγάλα κείμενα.
