Σε ένα μεγάλο έγγραφο με πολλές σελίδες, η αναζήτηση ενός συγκεκριμένου κεφαλαίου μπορεί να γίνει κουραστική. Αντί να γράφουμε χειροκίνητα έναν πίνακα περιεχομένων και να διορθώνουμε κάθε φορά τους αριθμούς των σελίδων, μπορούμε να αφήσουμε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου να τον δημιουργήσει αυτόματα.
Το βασικό στοιχείο είναι η σωστή μορφοποίηση των τίτλων. Σε ένα πρόγραμμα όπως το Word, οι τίτλοι των κεφαλαίων και των υποκεφαλαίων πρέπει να έχουν εφαρμοστεί με τα αντίστοιχα στυλ επικεφαλίδας. Για παράδειγμα, ο βασικός τίτλος ενός κεφαλαίου μπορεί να οριστεί ως «Επικεφαλίδα 1», ενώ οι επιμέρους ενότητες ως «Επικεφαλίδα 2» και «Επικεφαλίδα 3».
Αφού οργανώσουμε έτσι το έγγραφο, επιλέγουμε από το μενού την εισαγωγή πίνακα περιεχομένων. Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί τις επικεφαλίδες που έχουμε ήδη ορίσει και δημιουργεί αυτόματα μια λίστα με τους τίτλους και τους αντίστοιχους αριθμούς σελίδων.
Το πλεονέκτημα φαίνεται κυρίως όταν το έγγραφο αλλάζει. Αν προσθέσουμε μια νέα ενότητα, διαγράψουμε σελίδες ή μετακινήσουμε μεγάλο μέρος του κειμένου, δεν χρειάζεται να διορθώσουμε χειροκίνητα ολόκληρο τον πίνακα. Με την επιλογή ενημέρωσης, το πρόγραμμα μπορεί να προσαρμόσει τους τίτλους και τις σελίδες στα νέα δεδομένα.
Η ίδια λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε εργασίες, αναφορές, επαγγελματικά έγγραφα, εγχειρίδια και μεγάλα αρχεία που έχουν πολλά κεφάλαια. Επιπλέον, ένας σωστά δομημένος πίνακας περιεχομένων διευκολύνει τον αναγνώστη να καταλάβει από την αρχή πώς είναι οργανωμένο το κείμενο.
Χρειάζεται όμως προσοχή σε ένα σημείο. Αν έχουμε απλώς μεγαλώσει τη γραμματοσειρά ή έχουμε κάνει έναν τίτλο έντονο, αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι το πρόγραμμα τον αναγνωρίζει ως επικεφαλίδα. Η χρήση των ειδικών στυλ είναι αυτή που επιτρέπει την αυτόματη δημιουργία του πίνακα.
Μπορούμε επίσης να προσαρμόσουμε την εμφάνιση του πίνακα, αλλάζοντας τη μορφή των τίτλων, τις τελείες που οδηγούν στους αριθμούς των σελίδων ή το πόσα επίπεδα επικεφαλίδων θα εμφανίζονται.
Έτσι, ένα μεγάλο έγγραφο αποκτά πιο επαγγελματική δομή και γίνεται πολύ πιο εύκολο στην πλοήγηση. Το σημαντικό είναι ότι η αρχική οργάνωση των τίτλων χρειάζεται να γίνει σωστά μόνο μία φορά και στη συνέχεια ο πίνακας περιεχομένων μπορεί να ενημερώνεται αυτόματα.
