Με τον καταιγισμό ηλεκτρονικών μηνυμάτων που λαμβάνουμε καθημερινά, η διαχείριση ενός γεμάτου inbox μπορεί να γίνει αγχωτική και χρονοβόρα. Οι ειδοποιήσεις από ενημερωτικά δελτία, επαγγελματικά μηνύματα, λογαριασμούς, προσφορές και spam συχνά θάβουν τα πραγματικά σημαντικά emails. Η λύση βρίσκεται στα φίλτρα: ένα εργαλείο που αυτοματοποιεί την οργάνωση εισερχομένων και βοηθά το κάθε μήνυμα να καταλήγει στην κατάλληλη θέση. Παρακάτω θα δούμε πώς μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε φίλτρα σε Gmail, Yahoo Mail και Outlook.
Στο Gmail, η διαδικασία είναι απλή και ιδιαίτερα ευέλικτη. Από το επάνω μέρος του παραθύρου αλληλογραφίας, πατήστε το εικονίδιο αναζήτησης με το βελάκι για να ανοίξει η προηγμένη αναζήτηση. Εκεί μπορείτε να καθορίσετε κριτήρια όπως αποστολέας, λέξεις-κλειδιά, μέγεθος αρχείου ή ακόμα και αν το email περιέχει συνημμένα. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Δημιουργία φίλτρου» και αποφασίστε τι θέλετε να συμβεί: αυτόματη αρχειοθέτηση, μεταφορά σε συγκεκριμένο φάκελο, επισήμανση με αστέρι ή επισήμανση ως σημαντικό. Με αυτόν τον τρόπο, το inbox καθαρίζεται χωρίς καμία παρέμβαση.
Στο Yahoo Mail, τα φίλτρα βρίσκονται στις Ρυθμίσεις → Περισσότερες ρυθμίσεις → Φίλτρα. Μπορείτε να ορίσετε λέξεις στο θέμα, συγκεκριμένες διευθύνσεις email ή ακόμη και φράσεις στο κυρίως σώμα του μηνύματος. Στη συνέχεια επιλέγετε σε ποιον φάκελο θα μετακινούνται αυτόματα τα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια. Τα Yahoo φίλτρα είναι ιδανικά για να ταξινομείτε προσφορές, ειδοποιήσεις social media και ενημερωτικά δελτία, ώστε αυτά να μην ανακατεύονται με σημαντική αλληλογραφία.
Στο Outlook, είτε στην desktop εφαρμογή είτε στην online έκδοση, τα φίλτρα ονομάζονται Κανόνες. Θα τα βρείτε στο Ρυθμίσεις → Κανόνες → Προσθήκη νέου κανόνα. Εκεί μπορείτε να επιλέξετε συνθήκες όπως αποστολέας, λέξη στο θέμα, προτεραιότητα και έπειτα τις ενέργειες: μετακίνηση φακέλου, επισήμανση, διαγραφή ή προώθηση σε δεύτερη διεύθυνση.
Με μερικές στοχευμένες ρυθμίσεις φίλτρων, κάθε inbox μπορεί να γίνει οργανωμένο, καθαρό και λειτουργικό. Τα σημαντικά μηνύματα θα εμφανίζονται πάντα μπροστά, ενώ όσα δεν χρειάζεστε σε καθημερινή βάση θα πηγαίνουν στη θέση τους χωρίς καμία προσπάθεια. Το email δεν χρειάζεται να είναι πηγή άγχους — αρκεί να το αφήσουμε να οργανωθεί… μόνο του.
