Δεν χρειάζεται πλέον να εκτυπώσετε ένα έγγραφο, να το υπογράψετε με στυλό και στη συνέχεια να το σαρώσετε ξανά. Αν έχετε ένα PDF στο smartphone σας, μπορείτε να προσθέσετε ψηφιακά την υπογραφή σας απευθείας από τη συσκευή και να στείλετε το έγγραφο μέσα σε λίγα λεπτά.
Στο iPhone, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη λειτουργία Σήμανση (Markup). Ανοίξτε το PDF από την εφαρμογή Αρχεία ή από άλλη συμβατή εφαρμογή και επιλέξτε την επιλογή για επεξεργασία ή σήμανση. Από εκεί μπορείτε να προσθέσετε μια υπογραφή, σχεδιάζοντάς την με το δάχτυλό σας ή, αν διαθέτετε συμβατή συσκευή, με Apple Pencil. Η υπογραφή μπορεί στη συνέχεια να τοποθετηθεί στο κατάλληλο σημείο του εγγράφου και να αλλάξει μέγεθος.
Στο Android, οι διαθέσιμες επιλογές εξαρτώνται από τη συσκευή και την εφαρμογή που χρησιμοποιείτε για την προβολή PDF. Αρκετές εφαρμογές ανάγνωσης και επεξεργασίας εγγράφων προσφέρουν λειτουργία προσθήκης υπογραφής. Συνήθως ανοίγετε το PDF, επιλέγετε το εργαλείο υπογραφής και σχεδιάζετε την υπογραφή σας στην οθόνη. Στη συνέχεια, μπορείτε να τη μετακινήσετε στο σωστό σημείο και να αποθηκεύσετε το νέο αρχείο.
Για συχνή χρήση, μπορείτε να δημιουργήσετε μία ψηφιακή υπογραφή και να την αποθηκεύσετε στην εφαρμογή που χρησιμοποιείτε, ώστε να μην χρειάζεται να τη σχεδιάζετε κάθε φορά. Προσέξτε όμως πού αποθηκεύεται και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτήν, ιδιαίτερα αν πρόκειται για επαγγελματικά ή προσωπικά έγγραφα.
Πριν στείλετε το υπογεγραμμένο PDF, ανοίξτε το ξανά και ελέγξτε ότι η υπογραφή βρίσκεται στη σωστή θέση και ότι δεν έχει καλυφθεί κάποιο σημαντικό κείμενο. Είναι επίσης καλή πρακτική να διατηρείτε ένα αντίγραφο του αρχικού, μη υπογεγραμμένου εγγράφου.
Αξίζει να ξεχωρίζετε την απλή εισαγωγή μιας εικόνας υπογραφής από την προηγμένη ηλεκτρονική ή ψηφιακή υπογραφή. Για ένα απλό έγγραφο που σας ζητούν να υπογράψετε και να επιστρέψετε, η πρώτη λύση μπορεί να είναι αρκετή. Για συμβάσεις ή έγγραφα με αυξημένες νομικές απαιτήσεις, όμως, μπορεί να χρειάζεται συγκεκριμένος τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής και πιστοποίησης.
Επίσης, αποφεύγετε να ανεβάζετε ευαίσθητα έγγραφα σε άγνωστες online υπηρεσίες μόνο και μόνο για να προσθέσετε μια υπογραφή. Προτιμήστε αξιόπιστες εφαρμογές και ελέγξτε τα δικαιώματα που ζητούν.
Με τα κατάλληλα εργαλεία, το smartphone μπορεί να μετατραπεί σε ένα μικρό γραφείο τσέπης, επιτρέποντάς σας να υπογράφετε και να επιστρέφετε PDF χωρίς εκτυπωτή ή υπολογιστή.
