Συμβόλαια, προσωπικά έγγραφα, οικονομικά στοιχεία και επαγγελματικά αρχεία δεν είναι πάντα κατάλληλα για απλή αποθήκευση σε έναν κοινόχρηστο φάκελο. Η κρυπτογράφηση προσφέρει έναν επιπλέον μηχανισμό προστασίας, μετατρέποντας τα δεδομένα σε μορφή που δεν μπορεί να διαβαστεί χωρίς το κατάλληλο κλειδί ή τα απαραίτητα στοιχεία πρόσβασης.
Υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι εφαρμογής της. Σε έναν υπολογιστή με Windows, για παράδειγμα, ορισμένες εκδόσεις διαθέτουν το BitLocker για κρυπτογράφηση ολόκληρου του δίσκου. Σε άλλες περιπτώσεις μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα εργαλείο όπως το VeraCrypt, το οποίο επιτρέπει τη δημιουργία ενός κρυπτογραφημένου χώρου αποθήκευσης. Η διαθεσιμότητα των λειτουργιών εξαρτάται από το λειτουργικό σύστημα και την έκδοσή του.
Πριν από την εγκατάσταση οποιουδήποτε εργαλείου, είναι σημαντικό να δημιουργηθεί ένα αντίγραφο ασφαλείας των αρχείων. Η κρυπτογράφηση δεν προστατεύει από κάθε πιθανό πρόβλημα: αν χαθεί ο κωδικός ή το κλειδί ανάκτησης, η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να γίνει αδύνατη.
Στη συνέχεια επιλέγεται τι ακριβώς θα προστατευτεί. Η κρυπτογράφηση ολόκληρου του δίσκου είναι χρήσιμη όταν θέλουμε να προστατεύσουμε τα δεδομένα μιας συσκευής σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής. Ένας ξεχωριστός κρυπτογραφημένος χώρος μπορεί να είναι πιο πρακτικός όταν χρειάζεται να προστατεύονται μόνο συγκεκριμένα έγγραφα.
Κατά τη ρύθμιση, απαιτείται ισχυρός κωδικός που δεν χρησιμοποιείται σε άλλες υπηρεσίες. Το κλειδί ανάκτησης πρέπει να φυλάσσεται με ασφάλεια, χωριστά από τη συσκευή που προστατεύει. Αν αποθηκευτεί μόνο στον ίδιο δίσκο, μπορεί να μην είναι διαθέσιμο όταν προκύψει πρόβλημα.
Εξίσου σημαντικό είναι να ελεγχθεί τι συμβαίνει με τα αντίγραφα ασφαλείας. Αν τα πρωτότυπα αρχεία είναι κρυπτογραφημένα αλλά τα αντίγραφα αποθηκεύονται χωρίς προστασία, το συνολικό επίπεδο ασφάλειας παραμένει ανεπαρκές. Η ίδια προσοχή χρειάζεται όταν τα αρχεία μεταφέρονται σε εξωτερικούς δίσκους ή υπηρεσίες αποθήκευσης στο διαδίκτυο.
Η κρυπτογράφηση δεν αντικαθιστά τις ενημερώσεις ασφαλείας, την προστασία από κακόβουλο λογισμικό ή τη σωστή διαχείριση των κωδικών. Αποτελεί, όμως, ένα ουσιαστικό μέτρο για όσους θέλουν να μειώσουν τον κίνδυνο έκθεσης ευαίσθητων πληροφοριών.
