Όταν στέλνουμε οικονομικά έγγραφα, προσωπικά αρχεία ή επαγγελματικά δεδομένα μέσω διαδικτύου, δεν αρκεί πάντα να τα επισυνάπτουμε σε ένα email. Μια πρόσθετη επιλογή προστασίας είναι η δημιουργία ενός κρυπτογραφημένου αρχείου ZIP, το οποίο απαιτεί κωδικό πρόσβασης για να ανοιχτεί.
Η διαδικασία μπορεί να γίνει με εξειδικευμένα προγράμματα, όπως το 7-Zip, το οποίο διατίθεται δωρεάν. Αφού το εγκαταστήσουμε από την επίσημη ιστοσελίδα του, εντοπίζουμε τα αρχεία που θέλουμε να προστατεύσουμε. Τα επιλέγουμε, κάνουμε δεξί κλικ και από το μενού επιλέγουμε τις λειτουργίες του 7-Zip και στη συνέχεια την προσθήκη σε αρχείο.
Στο παράθυρο που εμφανίζεται, ορίζουμε τη μορφή ZIP ή 7z και αναζητούμε την ενότητα κρυπτογράφησης. Εκεί πληκτρολογούμε τον κωδικό πρόσβασης δύο φορές. Εφόσον είναι διαθέσιμη η επιλογή, ενεργοποιούμε την κρυπτογράφηση των ονομάτων των αρχείων, ώστε να μην είναι ορατό ούτε το περιεχόμενό τους πριν από την εισαγωγή του κωδικού.
Ιδιαίτερη σημασία έχει η επιλογή ισχυρού κωδικού. Ένας συνδυασμός αρκετών λέξεων, αριθμών και συμβόλων είναι προτιμότερος από έναν σύντομο ή προβλέψιμο κωδικό. Δεν πρέπει να χρησιμοποιούμε ημερομηνίες γέννησης, ονόματα ή άλλες πληροφορίες που μπορούν εύκολα να συνδεθούν μαζί μας.
Το κρυπτογραφημένο αρχείο μπορεί στη συνέχεια να αποσταλεί με email ή μέσω μιας υπηρεσίας μεταφοράς αρχείων. Ο κωδικός, όμως, καλό είναι να αποστέλλεται από διαφορετικό κανάλι επικοινωνίας, όπως ένα τηλεφώνημα ή ένα ξεχωριστό μήνυμα.
Πρέπει επίσης να θυμόμαστε ότι η κρυπτογράφηση δεν προστατεύει το αρχείο εάν ο παραλήπτης το αποθηκεύσει και στη συνέχεια μοιραστεί τον κωδικό με τρίτους.
Με μια απλή διαδικασία μπορούμε να προσθέσουμε ένα ακόμη επίπεδο προστασίας στα αρχεία μας, ιδιαίτερα όταν περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες.
