Ένα έγγραφο μπορεί να αλλάξει μέσα σε λίγα λεπτά και να χάσει πληροφορίες που χρειάζονται αργότερα. Αντί να βασίζεται κανείς αποκλειστικά στη μνήμη του ή να κρατά δεκάδες αντίγραφα με διαφορετικά ονόματα, μπορεί να αξιοποιήσει το Ιστορικό αρχείων των Windows, μια λειτουργία που διατηρεί προηγούμενες εκδόσεις αρχείων και φακέλων, εφόσον έχει ρυθμιστεί εγκαίρως.
Για να χρησιμοποιηθεί, χρειάζεται συνήθως ένας εξωτερικός δίσκος ή μια κατάλληλη θέση δικτύου για την αποθήκευση των αντιγράφων. Στις ρυθμίσεις των Windows, ο χρήστης αναζητά το «Ιστορικό αρχείων» και ελέγχει αν είναι ενεργό και ποια μονάδα χρησιμοποιείται. Η διαδρομή διαφέρει ανάλογα με την έκδοση του λειτουργικού συστήματος.
Αφού ενεργοποιηθεί, η λειτουργία μπορεί να κρατά αντίγραφα αρχείων από συγκεκριμένους φακέλους, όπως τα Έγγραφα, οι Εικόνες και η Επιφάνεια εργασίας. Οι διαθέσιμες επιλογές καθορίζουν πόσο συχνά γίνονται τα αντίγραφα και για πόσο διάστημα διατηρούνται. Επομένως, είναι χρήσιμο να ελεγχθεί αν οι φάκελοι που περιέχουν σημαντικά αρχεία περιλαμβάνονται στη διαδικασία.
Αν χρειαστεί να ανακτηθεί μια προηγούμενη έκδοση, ο χρήστης εντοπίζει το αρχείο ή τον φάκελο στην Εξερεύνηση αρχείων και αναζητά την επιλογή επαναφοράς προηγούμενων εκδόσεων ή πρόσβασης στο ιστορικό, ανάλογα με τη ρύθμιση. Πριν αντικαταστήσει την τρέχουσα έκδοση, είναι ασφαλέστερο να ανοίξει ή να αποθηκεύσει την παλιά έκδοση σε διαφορετικό σημείο, ώστε να μη χαθούν νεότερες αλλαγές.
Η λειτουργία δεν είναι πανάκεια. Αν δεν είχε ενεργοποιηθεί πριν από την απώλεια δεδομένων ή αν ο δίσκος αντιγράφων δεν ήταν διαθέσιμος, ενδέχεται να μην υπάρχει προηγούμενη έκδοση προς ανάκτηση.
Για μεγαλύτερη προστασία, τα αντίγραφα πρέπει να διατηρούνται σε διαφορετικό μέσο από τον βασικό υπολογιστή και να ελέγχονται τακτικά. Ένα αντίγραφο ασφαλείας που δεν έχει δοκιμαστεί μπορεί να αποδειχθεί ανεπαρκές ακριβώς τη στιγμή που χρειάζεται.
