Σε ένα αρχείο Excel που χρησιμοποιείται συχνά, ένα λάθος κλικ μπορεί να αλλάξει έναν αριθμό, έναν τύπο ή μια σημαντική πληροφορία. Αν δεν θέλουμε να προστατεύσουμε ολόκληρο το φύλλο, μπορούμε να κλειδώσουμε μόνο τα συγκεκριμένα κελιά που δεν πρέπει να τροποποιούνται.
Η διαδικασία βασίζεται στην προστασία του φύλλου εργασίας. Αρχικά επιλέγουμε τα κελιά που θέλουμε να παραμένουν επεξεργάσιμα και από τη μορφοποίηση κελιών αφαιρούμε την επιλογή «Κλειδωμένο». Στη συνέχεια ενεργοποιούμε την προστασία του φύλλου. Τα υπόλοιπα κελιά, τα οποία παραμένουν κλειδωμένα, δεν θα μπορούν πλέον να αλλάξουν.
Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε, για παράδειγμα, να δημιουργήσουμε ένα φύλλο όπου ο χρήστης συμπληρώνει μόνο τα κίτρινα ή κενά πεδία, ενώ οι τύποι, οι επικεφαλίδες και τα βασικά δεδομένα παραμένουν προστατευμένα.
Η προστασία μπορεί να γίνει ακόμη πιο συγκεκριμένη. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του Excel, μπορούμε να επιτρέψουμε ορισμένες ενέργειες, όπως την επιλογή κελιών ή την ταξινόμηση δεδομένων, ενώ απαγορεύουμε την αλλαγή του περιεχομένου των προστατευμένων κελιών.
Υπάρχει επίσης η δυνατότητα να ορίσουμε κωδικό πρόσβασης για την κατάργηση της προστασίας. Αυτό είναι χρήσιμο όταν το αρχείο χρησιμοποιείται από περισσότερα άτομα και θέλουμε να αποτρέψουμε τυχαίες αλλαγές. Ο κωδικός πρέπει να φυλάσσεται με ασφάλεια, γιατί αν χαθεί μπορεί να δυσκολέψει την επεξεργασία του φύλλου.
Πριν ενεργοποιήσουμε την προστασία, είναι σημαντικό να ελέγξουμε ποια κελιά πρέπει πραγματικά να παραμένουν επεξεργάσιμα. Αν ξεχάσουμε να ξεκλειδώσουμε ένα πεδίο, μπορεί αργότερα να μην μπορούμε να συμπληρώσουμε τα δεδομένα που χρειάζονται.
Η λειτουργία είναι ιδιαίτερα πρακτική για οικονομικούς πίνακες, φόρμες, υπολογιστικά φύλλα με τύπους ή αρχεία που συμπληρώνονται από διαφορετικούς χρήστες. Έτσι, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα Excel που λειτουργεί σχεδόν σαν φόρμα: ο χρήστης αλλάζει μόνο όσα του επιτρέπουμε και όλα τα υπόλοιπα παραμένουν προστατευμένα.
Με λίγες ρυθμίσεις, λοιπόν, μειώνεται σημαντικά ο κίνδυνος να διαγραφεί κατά λάθος ένας τύπος ή να τροποποιηθεί ένα κρίσιμο δεδομένο, χωρίς να χρειάζεται να περιορίσουμε τη χρήση ολόκληρου του αρχείου.
