Όταν ένα έγγραφο πρόκειται να σταλεί σε συνεργάτες, πελάτες ή εξωτερικούς αποδέκτες, ένα υδατογράφημα μπορεί να βοηθήσει στην αναγνώριση της προέλευσής του ή να δείξει ότι πρόκειται για προσχέδιο. Η τεχνική χρησιμοποιείται συχνά σε αναφορές, παρουσιάσεις, συμβάσεις υπό επεξεργασία και άλλα αρχεία που δεν προορίζονται ακόμη για τελική χρήση.
Προσθήκη υδατογραφήματος στο Word
Άνοιξε το έγγραφο στο Microsoft Word και αναζήτησε την επιλογή «Υδατογράφημα» στην καρτέλα «Σχεδίαση» ή στην αντίστοιχη ενότητα, ανάλογα με την έκδοση. Μπορείς να επιλέξεις μια έτοιμη ένδειξη, όπως «ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ», ή να δημιουργήσεις προσαρμοσμένο υδατογράφημα με δικό σου κείμενο.
Ρύθμισε το μέγεθος, τη θέση και τη διαφάνειά του, ώστε να είναι ευδιάκριτο χωρίς να δυσκολεύει την ανάγνωση. Για ένα έγγραφο που προορίζεται για εσωτερική αξιολόγηση, η ένδειξη «ΥΠΟ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ» μπορεί να αποτρέψει τη σύγχυση με την τελική έκδοση.
Υδατογράφημα σε PDF και εικόνες
Αν το έγγραφο πρόκειται να διανεμηθεί ως PDF, μπορείς να χρησιμοποιήσεις μια συμβατή εφαρμογή επεξεργασίας PDF για να προσθέσεις υδατογράφημα πριν από την αποστολή. Σε φωτογραφίες και γραφικά, αντίστοιχα εργαλεία επιτρέπουν την τοποθέτηση κειμένου ή λογότυπου πάνω στην εικόνα.
Πριν αποθηκεύσεις το τελικό αρχείο, έλεγξε αν το υδατογράφημα εμφανίζεται σωστά σε όλες τις σελίδες και αν καλύπτει σημαντικές πληροφορίες.
Περιορισμοί ασφαλείας
Το υδατογράφημα δεν εμποδίζει από μόνο του την αντιγραφή ή την επεξεργασία ενός εγγράφου. Ένας παραλήπτης μπορεί να επιχειρήσει να το αφαιρέσει ή να δημιουργήσει νέο αντίγραφο χωρίς αυτό.
Για ευαίσθητα έγγραφα, εξέτασε επιπλέον μέτρα, όπως περιορισμό πρόσβασης, κρυπτογράφηση και ελεγχόμενη κοινοποίηση. Απόφυγε επίσης να τοποθετείς υδατογράφημα πάνω από στοιχεία που πρέπει να παραμένουν ευανάγνωστα, όπως αριθμούς, υπογραφές ή πίνακες.
Πότε αξίζει να το χρησιμοποιήσεις;
Το υδατογράφημα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για προσχέδια, εσωτερικές αναφορές και υλικό που χρειάζεται σαφή ένδειξη προέλευσης. Με σωστή τοποθέτηση και κατάλληλο συνδυασμό με άλλα μέτρα ασφαλείας, συμβάλλει στην καλύτερη διαχείριση των ψηφιακών εγγράφων.
