Όταν ένα έγγραφο, μια φωτογραφία ή ένα ψηφιακό έργο χρειάζεται να συνοδεύεται από τεκμήριο για το πότε υπήρχε σε συγκεκριμένη μορφή, η ψηφιακή χρονοσήμανση μπορεί να προσφέρει χρήσιμες πληροφορίες. Πρόκειται για διαδικασία που συνδέει ένα ψηφιακό αποτύπωμα με μια χρονική στιγμή, μέσω υπηρεσίας που παρέχει την αντίστοιχη λειτουργία.
Η διαδικασία αρχίζει με τη δημιουργία ενός ψηφιακού αποτυπώματος, γνωστού ως hash. Αυτό είναι μια τιμή που παράγεται από τα δεδομένα του αρχείου με τη χρήση συγκεκριμένου αλγορίθμου. Ακόμη και μια μικρή αλλαγή στο αρχείο συνήθως οδηγεί σε διαφορετικό αποτύπωμα. Το hash, ωστόσο, δεν είναι το ίδιο το αρχείο και δεν επιτρέπει από μόνο του την ανακατασκευή του περιεχομένου του.
Για να ληφθεί χρονοσήμανση, ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει μια αξιόπιστη υπηρεσία που υποστηρίζει το σχετικό πρότυπο ή παρέχει κατάλληλη απόδειξη χρόνου. Σε μια τυπική διαδικασία, υποβάλλεται το ψηφιακό αποτύπωμα και επιστρέφεται ένα αρχείο ή πιστοποιητικό που συνδέει την τιμή αυτή με τη χρονοσήμανση. Η υπηρεσία μπορεί να έχει συγκεκριμένες απαιτήσεις και χρεώσεις.
Το επόμενο βήμα είναι να αποθηκευτούν μαζί το αρχικό αρχείο, το αποτύπωμα και το αποδεικτικό χρονοσήμανσης. Για να ελεγχθεί αργότερα αν το αρχείο παραμένει αμετάβλητο, δημιουργείται νέο αποτύπωμα με τον ίδιο αλγόριθμο και συγκρίνεται με εκείνο που περιλαμβάνεται στην απόδειξη. Αν οι τιμές διαφέρουν, το αρχείο δεν είναι πλέον ακριβώς το ίδιο.
Υπάρχει, όμως, μια σημαντική διάκριση: η χρονοσήμανση μπορεί να τεκμηριώνει ότι συγκεκριμένα δεδομένα υπήρχαν σε μια χρονική στιγμή, αλλά δεν αποδεικνύει αυτομάτως ποιος δημιούργησε το έργο, αν κατέχει τα δικαιώματα ή αν το περιεχόμενο είναι αληθές. Η αποδεικτική αξία εξαρτάται από τη μέθοδο, τον πάροχο και το πλαίσιο χρήσης.
Πριν χρησιμοποιηθεί σε νομική ή επαγγελματική διαδικασία, είναι σκόπιμο να ελεγχθούν οι απαιτήσεις της συγκεκριμένης περίπτωσης και η αξιοπιστία της υπηρεσίας. Η ψηφιακή χρονοσήμανση αποτελεί ένα χρήσιμο εργαλείο τεκμηρίωσης, όχι υποκατάστατο κάθε άλλης απόδειξης.
