Μια ιστοσελίδα μπορεί να αλλάξει χωρίς να το αντιληφθεί ο επισκέπτης. Μπορεί να προστεθεί μια ανακοίνωση, να ενημερωθεί ένας τιμοκατάλογος ή να δημοσιευτεί μια νέα προκήρυξη. Αντί να ανοίγει κάποιος καθημερινά την ίδια σελίδα για να ελέγχει αν υπάρχει κάτι καινούργιο, μπορεί να χρησιμοποιήσει εργαλεία παρακολούθησης αλλαγών.
Η διαδικασία ξεκινά με τον εντοπισμό της ιστοσελίδας που ενδιαφέρει τον χρήστη. Στη συνέχεια επιλέγεται μια υπηρεσία παρακολούθησης ιστοσελίδων, όπως το Visualping ή κάποια αντίστοιχη λύση, και καταχωρίζεται η διεύθυνση της σελίδας. Οι δυνατότητες και τα όρια δωρεάν χρήσης διαφέρουν από υπηρεσία σε υπηρεσία.
Σε αρκετές περιπτώσεις, το εργαλείο επιτρέπει να επιλεγεί ολόκληρη η σελίδα ή μόνο ένα συγκεκριμένο τμήμα της. Η δεύτερη επιλογή είναι χρήσιμη όταν ενδιαφέρει, για παράδειγμα, μόνο η ενότητα ανακοινώσεων και όχι οι διαφημίσεις, οι εικόνες ή άλλα στοιχεία που αλλάζουν συχνά.
Το επόμενο βήμα είναι να οριστεί η συχνότητα ελέγχου. Αν η σελίδα ενημερώνεται σπάνια, ένας αραιός έλεγχος μπορεί να είναι αρκετός. Αν πρόκειται για ανακοίνωση με αυστηρή προθεσμία, χρειάζεται συχνότερη παρακολούθηση, εφόσον το επιτρέπει το διαθέσιμο πρόγραμμα. Συνήθως μπορεί επίσης να επιλεγεί ειδοποίηση μέσω email όταν εντοπιστεί αλλαγή.
Πριν ενεργοποιηθεί η παρακολούθηση, είναι σημαντικό να ελεγχθούν οι όροι χρήσης της ιστοσελίδας και οι περιορισμοί της υπηρεσίας. Ορισμένες σελίδες απαιτούν σύνδεση, εμφανίζουν περιεχόμενο μόνο μετά από αλληλεπίδραση ή εμποδίζουν την αυτοματοποιημένη πρόσβαση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η παρακολούθηση μπορεί να μην είναι αξιόπιστη.
Εξίσου σημαντικό είναι να μην αντιμετωπίζεται κάθε ειδοποίηση ως επιβεβαιωμένη είδηση. Μια αλλαγή μπορεί να αφορά τη μορφοποίηση, μια διαφήμιση ή μια τεχνική ενημέρωση χωρίς ουσιαστική σημασία. Γι’ αυτό, κάθε ειδοποίηση χρειάζεται να ακολουθείται από επίσκεψη στην αρχική πηγή.
Η παρακολούθηση αλλαγών δεν αντικαθιστά τον επίσημο τρόπο ενημέρωσης ενός οργανισμού. Μπορεί, όμως, να λειτουργήσει ως χρήσιμο συμπληρωματικό εργαλείο για όσους πρέπει να παρακολουθούν συγκεκριμένες ανακοινώσεις χωρίς διαρκείς χειροκίνητους ελέγχους.
