Ένας πίνακας με αριθμούς μπορεί να περιέχει πολλές πληροφορίες, αλλά ένα γράφημα συχνά τις κάνει πολύ πιο εύκολες στην κατανόηση. Στο Excel μπορούμε να μετατρέψουμε έναν απλό πίνακα δεδομένων σε γράφημα μέσα σε λίγα βήματα, χωρίς να χρειάζεται να σχεδιάσουμε χειροκίνητα κάθε στοιχείο.
Αρχικά, οργανώνουμε τα δεδομένα σε γραμμές και στήλες. Για παράδειγμα, στην πρώτη στήλη μπορούμε να έχουμε τους μήνες και στη δεύτερη τις πωλήσεις ή τις δαπάνες. Καλό είναι η πρώτη γραμμή να περιέχει σαφείς τίτλους, ώστε το Excel να καταλάβει τι αντιπροσωπεύει κάθε στήλη.
Στη συνέχεια επιλέγουμε ολόκληρο τον πίνακα και χρησιμοποιούμε την επιλογή εισαγωγής γραφήματος. Το Excel προτείνει διαφορετικούς τύπους, όπως ραβδόγραμμα, γράφημα γραμμής ή κυκλικό γράφημα, ανάλογα με τα δεδομένα και το είδος της σύγκρισης που θέλουμε να κάνουμε.
Η επιλογή του σωστού τύπου έχει σημασία. Αν θέλουμε να συγκρίνουμε διαφορετικές κατηγορίες, ένα ραβδόγραμμα είναι συνήθως πρακτικό. Αν παρακολουθούμε την εξέλιξη μιας τιμής μέσα στον χρόνο, ένα γράφημα γραμμής μπορεί να δείξει πιο καθαρά την πορεία. Για δεδομένα που παρουσιάζουν ποσοστά ενός συνολικού μεγέθους μπορεί να χρησιμοποιηθεί και κυκλικό γράφημα.
Το μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι το γράφημα συνδέεται με τα δεδομένα του πίνακα. Αν αλλάξουμε έναν αριθμό, το αντίστοιχο σημείο του γραφήματος μπορεί να ενημερωθεί αυτόματα. Έτσι, δεν χρειάζεται να δημιουργούμε από την αρχή νέο γράφημα κάθε φορά που προστίθενται ή αλλάζουν δεδομένα.
Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε τον τίτλο, τις ετικέτες, τη θέση του υπομνήματος και τον τρόπο εμφάνισης των αριθμών. Αν προσθέσουμε νέες γραμμές στον πίνακα, είναι σημαντικό να ελέγξουμε ότι η περιοχή δεδομένων του γραφήματος περιλαμβάνει και τις νέες πληροφορίες.
Πριν χρησιμοποιήσουμε το γράφημα σε μια παρουσίαση ή αναφορά, καλό είναι να ελέγξουμε αν παρουσιάζει πραγματικά αυτό που θέλουμε να δείξουμε. Ένα περίπλοκο γράφημα με πολλές κατηγορίες μπορεί να είναι δυσκολότερο στην ανάγνωση από έναν απλό πίνακα.
Με λίγα κλικ, λοιπόν, ένας συνηθισμένος πίνακας μπορεί να μετατραπεί σε μια οπτική απεικόνιση που βοηθά να εντοπίσουμε γρήγορα τάσεις, διαφορές και σημαντικές μεταβολές. Και το σημαντικότερο είναι ότι το γράφημα μπορεί να παραμένει συνδεδεμένο με τα δεδομένα, ώστε να ενημερώνεται μαζί τους.
