Πριν στείλουμε ένα έγγραφο σε κάποιον άλλο, δεν αρκεί να ελέγξουμε μόνο το εμφανές κείμενο. Ένα αρχείο μπορεί να περιέχει προσωπικές πληροφορίες που δεν φαίνονται με την πρώτη ματιά, όπως το όνομα του δημιουργού, σχόλια, αλλαγές που έχουν καταγραφεί ή άλλα στοιχεία που έχουν παραμείνει μέσα στο αρχείο.
Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι τα έγγραφα Word. Όταν δημιουργούμε ή επεξεργαζόμαστε ένα αρχείο, το πρόγραμμα μπορεί να αποθηκεύσει πληροφορίες σχετικά με τον δημιουργό, την εταιρεία, την ημερομηνία δημιουργίας ή προηγούμενες επεξεργασίες. Αν το έγγραφο έχει χρησιμοποιηθεί από περισσότερα άτομα, μπορεί επίσης να περιέχει σχόλια και καταγεγραμμένες αλλαγές.
Πριν από την κοινοποίηση, μπορούμε να ελέγξουμε τις ιδιότητες και τα μεταδεδομένα του αρχείου. Σε εφαρμογές γραφείου υπάρχουν συνήθως εργαλεία ελέγχου εγγράφου, τα οποία μπορούν να εντοπίσουν προσωπικές πληροφορίες, σχόλια, κρυφό περιεχόμενο ή άλλες λεπτομέρειες που δεν θέλουμε να μοιραστούμε.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στα σχόλια και στις «Παρακολούθηση αλλαγών». Ένα κείμενο μπορεί να φαίνεται τελικό, ενώ το αρχείο εξακολουθεί να περιέχει προηγούμενες διορθώσεις. Αν κάποιος ανοίξει το έγγραφο και ενεργοποιήσει την προβολή αυτών των στοιχείων, μπορεί να δει πληροφορίες που δεν προορίζονταν για εκείνον.
Πρέπει επίσης να ελέγχουμε το ίδιο το περιεχόμενο. Μια διεύθυνση, ένας αριθμός τηλεφώνου, ένας αριθμός ταυτότητας ή στοιχεία επικοινωνίας μπορεί να έχουν παραμείνει σε κάποιο σημείο του εγγράφου, ακόμη και σε υποσημειώσεις ή παραρτήματα.
Όταν ένα έγγραφο πρόκειται απλώς να διαβαστεί και όχι να επεξεργαστεί, η μετατροπή του σε PDF μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση της τελικής μορφής. Δεν αποτελεί όμως από μόνη της εγγύηση ότι έχουν αφαιρεθεί όλα τα προσωπικά δεδομένα. Πρέπει πρώτα να ελέγξουμε το περιεχόμενο και τα μεταδεδομένα.
Για ευαίσθητες πληροφορίες, καλό είναι να χρησιμοποιούμε πραγματικά εργαλεία απόκρυψης ή αφαίρεσης δεδομένων και όχι απλώς να αλλάζουμε το χρώμα της γραμματοσειράς ή να τοποθετούμε ένα μαύρο πλαίσιο πάνω από το κείμενο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το κρυμμένο κείμενο μπορεί να παραμένει μέσα στο αρχείο και να ανακτηθεί.
Ένας τελευταίος έλεγχος πριν πατήσουμε «Αποστολή» μπορεί, επομένως, να αποτρέψει μια ανεπιθύμητη αποκάλυψη προσωπικών στοιχείων. Το σημαντικό είναι να ελέγχουμε όχι μόνο όσα βλέπουμε στη σελίδα, αλλά και όσα μπορεί να έχει αποθηκεύσει το ίδιο το αρχείο.
