Η διαχείριση επαφών από διαφορετικές πλατφόρμες κοινωνικών μέσων μπορεί να γίνει ιδιαίτερα απαιτητική, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε καθημερινά το Outlook για την εργασία ή την προσωπική σας αλληλογραφία. Ευτυχώς, υπάρχουν τρόποι να συγκεντρώσετε βασικά στοιχεία επικοινωνίας από τα social media στο Outlook, δημιουργώντας ένα πιο οργανωμένο και λειτουργικό ψηφιακό βιβλίο διευθύνσεων.
Αρχικά, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι το Outlook δεν υποστηρίζει πλέον άμεση συγχρονισμένη σύνδεση με πλατφόρμες όπως το Facebook ή το Twitter, όπως συνέβαινε στο παρελθόν. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε επαφές χειροκίνητα ή μέσω αρχείων εισαγωγής, αξιοποιώντας τις πληροφορίες που είναι δημόσια διαθέσιμες ή σας έχουν δοθεί από τους ίδιους τους χρήστες.
Ο πιο απλός τρόπος είναι η χειροκίνητη καταχώριση. Ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στις «Επαφές» ή «Άτομα». Επιλέξτε «Νέα επαφή» και συμπληρώστε τα πεδία με το όνομα, το email και, στο πεδίο σημειώσεων ή ιστοσελίδας, τον σύνδεσμο προς το προφίλ του ατόμου στο LinkedIn, στο Facebook ή σε άλλο κοινωνικό δίκτυο. Με αυτόν τον τρόπο έχετε άμεση πρόσβαση στα κοινωνικά του στοιχεία από ένα σημείο.
Μια πιο μαζική λύση είναι η εισαγωγή επαφών μέσω αρχείου CSV. Ορισμένα κοινωνικά δίκτυα ή επαγγελματικές πλατφόρμες, όπως το LinkedIn, επιτρέπουν την εξαγωγή των επαφών σας σε αρχείο. Αφού κατεβάσετε το αρχείο, στο Outlook επιλέξτε «Αρχείο», «Άνοιγμα και εξαγωγή» και στη συνέχεια «Εισαγωγή/Εξαγωγή». Ακολουθήστε τα βήματα για να εισαγάγετε το αρχείο και να αντιστοιχίσετε σωστά τα πεδία.
Επιπλέον, μπορείτε να αξιοποιήσετε το πεδίο σημειώσεων κάθε επαφής για να προσθέσετε πληροφορίες όπως κοινά ενδιαφέροντα, τελευταίες συνομιλίες ή τον τρόπο με τον οποίο γνωριστήκατε στα social media. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε επαγγελματικές επαφές.
Τέλος, φροντίστε να ενημερώνετε τακτικά τις επαφές σας και να σέβεστε το απόρρητο των άλλων. Η συγκέντρωση κοινωνικών επαφών στο Outlook μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την οργάνωση και την επικοινωνία σας, αρκεί να γίνεται με υπευθυνότητα και σωστή διαχείριση.
