Η καθημερινή διαχείριση των εισερχομένων email μπορεί να γίνει γρήγορα κουραστική, ειδικά αν λαμβάνετε δεκάδες ή εκατοντάδες μηνύματα την ημέρα. Το Outlook προσφέρει ένα ισχυρό εργαλείο που ονομάζεται κανόνες (Rules), το οποίο επιτρέπει την αυτοματοποίηση της διαχείρισης των email και σας βοηθά να παραμείνετε οργανωμένοι, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο.
Οι κανόνες στο Outlook είναι ουσιαστικά αυτοματοποιημένες οδηγίες που καθορίζετε για τα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες που μεταφέρουν αυτόματα τα μηνύματα συγκεκριμένων αποστολέων σε προκαθορισμένους φακέλους, να τα επισημαίνουν με σημαία ή ακόμα και να τα διαγράφουν αν προέρχονται από ανεπιθύμητες διευθύνσεις. Η δυνατότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για εταιρικούς λογαριασμούς όπου τα email διαχειρίζονται πολλά άτομα ή αν παρακολουθείτε δεκάδες λίστες επικοινωνίας.
Η δημιουργία ενός κανόνα στο Outlook είναι απλή. Στην εφαρμογή υπολογιστή, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική (Home) → Κανόνες (Rules) → Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων (Manage Rules & Alerts). Εκεί μπορείτε να επιλέξετε Νέος Κανόνας (New Rule) και να καθορίσετε κριτήρια όπως «από συγκεκριμένο αποστολέα», «με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα» ή «που απευθύνονται σε μένα». Στη συνέχεια, ορίζετε τις ενέργειες που θέλετε να εκτελεί το Outlook για αυτά τα μηνύματα.
Το Outlook υποστηρίζει επίσης κανόνες για κινητές συσκευές μέσω της εφαρμογής Outlook για iOS και Android. Αν και οι επιλογές είναι πιο περιορισμένες σε σχέση με την έκδοση υπολογιστή, μπορείτε να δημιουργήσετε βασικούς κανόνες, όπως η αυτόματη αρχειοθέτηση ή η επισήμανση μηνυμάτων από σημαντικούς αποστολείς.
Με τη σωστή χρήση των κανόνων, η διαχείριση των εισερχομένων γίνεται πιο αποτελεσματική και μειώνεται σημαντικά το άγχος της καθημερινής διαχείρισης email. Ακόμα και αν λαμβάνετε μεγάλο όγκο μηνυμάτων, οι κανόνες σας βοηθούν να βρίσκετε τα σημαντικά email γρήγορα, να διατηρείτε την εισερχόμενη αλληλογραφία σας οργανωμένη και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Έτσι, το Outlook γίνεται ένα πραγματικά ισχυρό εργαλείο για την καθημερινή σας επικοινωνία.
