Η αρχική πρόταση για το World Wide Web, που γράφτηκε από τον Tim Berners-Lee το 1989, είναι ένα σημαντικό κομμάτι της ιστορίας του Διαδικτύου. Επίσης, δεν μπορεί να ανοίξει σε σύγχρονους υπολογιστές.
Ο John Graham-Cumming, ένας Βρετανός μηχανικός λογισμικού και συγγραφέας, προσπάθησε να ανοίξει το έγγραφο του Word που περιείχε την πρόταση. Οι σύγχρονες εκδόσεις του Microsoft Word και των Σελίδων της Apple απέτυχαν εντελώς να ανοίξουν το αρχείο, όπως είπε σε μια ανάρτηση ιστολογίου. Ο επεξεργαστής κειμένου ανοιχτού κώδικα LibreOffice λειτούργησε, αν και με ακατάστατη μορφοποίηση. Ο Graham-Cumming βρήκε τελικά ένα PDF που εξήχθη από το CERN το 1998, και ήταν ο μόνος τρόπος που μπόρεσε να δει το έγγραφο όπως υπήρχε το 1989.
Είναι ανησυχητικό το γεγονός ότι ένα τόσο σημαντικό κομμάτι της ιστορίας, σε μια τόσο κοινή μορφή αρχείου, θα μπορούσε να χαθεί σχεδόν εντελώς στο πέρασμα του χρόνου και τις ενημερώσεις λογισμικού. Οποιοσδήποτε διαθέτει μια συλλογή παλαιών ψηφιακών εγγράφων, φωτογραφιών και βίντεο μπορεί να αναρωτιέται αν θα συμβεί το ίδιο πράγμα με τα αρχεία του, το οποίο είναι το ερώτημα με το οποίο αντιμετωπίζουν συνεχώς οι ψηφιακοί αρχειοθέτες, όπως αποδεικνύεται. Έφτασα λοιπόν σε έναν.
«Τα είκοσι χρόνια, στην ψηφιακή σφαίρα, είναι αρχαία», λέει ο Lance Stuchell, διευθυντής υπηρεσιών ψηφιακής διατήρησης στο Πανεπιστήμιο του Michigan. Η ομάδα του είναι συχνά επιφορτισμένη με την ανάκτηση ψηφιακών αρχείων από παλιούς υπολογιστές και μέσα αποθήκευσης. «Έχουμε ένα εργαστήριο που μπορεί να ασχοληθεί με παλιά μέσα—δισκέτες, CD, παλαιότερους υπολογιστές. Μπορούμε να το αφαιρέσουμε από αυτούς τους τύπους μέσων και να το μεταφέρουμε στο σύστημα συντήρησής μας, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα ότι δεν θα το χαλάσουμε όσο το κάνουμε».
Αλλά η απομάκρυνση των αρχείων από τη μονάδα δίσκου είναι μόνο το πρώτο βήμα: Στη συνέχεια, πρέπει να τα ανοίξετε και να τα αφήσετε σε κατάσταση που θα είναι ανοιχτά για τις επόμενες δεκαετίες. Είναι μια δουλειά που έδωσε στον Stuchell έναν λόγο να σκεφτεί στρατηγικές για τη διατήρηση των εγγράφων όσο το δυνατόν περισσότερο. Τον ρώτησα τι πρέπει να κάνουμε όσοι από εμάς δεν είμαστε επαγγελματίες αρχειοφύλακες για να διασφαλίσουμε τα αρχεία μας τις τελευταίες δεκαετίες.
Χρησιμοποιήστε ανοιχτές μορφές
Το έγγραφο του Word που ανέφερα προηγουμένως δεν μπορούσε πλέον να ανοίξει από το Microsoft Word επειδή το λογισμικό άλλαξε με την πάροδο του χρόνου. Αυτό είναι μέρος της πρόκλησης της αρχειοθέτησης ψηφιακών αρχείων.
«Με τα φυσικά πράγματα, όσο λιγότερο το κοιτάς τόσο περισσότερο διαρκεί», λέει ο Stuchell. «Ψηφιακά πράγματα, παλεύουμε συνεχώς με την απαρχαιότητα. Καθώς το αρχείο κινείται στο χρόνο, χάνει πληροφορίες.”
Οι ενημερώσεις σε λογισμικό όπως το Microsoft Word σημαίνουν ότι τα αρχεία που άνοιξαν καλά τη δεκαετία του ’80 δεν ανοίγουν στη δεκαετία του 2020. Μέρος του προβλήματος: Η Microsoft, και μόνο η Microsoft, ελέγχει τη μορφή αρχείου ή ακόμη και γνωρίζει πώς λειτουργεί. Για αυτόν τον λόγο, ο Stuchell λέει ότι ενθαρρύνει τους ανθρώπους να εξάγουν αρχεία σε ανοιχτή μορφή αρχείου – ειδικά αρχεία που θέλουν να διατηρούν προσβάσιμα για μακροπρόθεσμη βάση.
Για έγγραφα συνιστά το PDF/A, ένα ανοιχτό πρότυπο που βασίζεται στη μορφή PDF της Adobe που περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεται το αρχείο για να ανοίξει, συμπεριλαμβανομένων των γραμματοσειρών που χρησιμοποιούνται στο έγγραφο. Το Microsoft Office, το LibreOffice και το Adobe Acrobat υποστηρίζουν εξαγωγή σε PDF/A, πράγμα που σημαίνει ότι είναι σχετικά εύκολο να δημιουργήσετε ένα τέτοιο αρχείο. Ο Stuchell συνιστά να αρχειοθετήσετε οποιοδήποτε έγγραφο θέλετε να διατηρήσετε σε αυτήν τη μορφή.
«Το PDF/A είναι ένα ανοιχτό πρότυπο», λέει ο Stuchell. Αυτή η αρχή μπορεί να ισχύει για όλα τα έγγραφά σας. Ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που ανοίγει καλά τώρα μπορεί να μην ανοίξει σε 20 χρόνια, αλλά αν εξαγάγετε αυτό το υπολογιστικό φύλλο ως αρχείο CSV—το οποίο είναι ουσιαστικά απλώς ένα έγγραφο κειμένου που μπορούν να κατανοήσουν άλλες εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων— μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το αρχείο θα είναι ανοιχτό για τις επόμενες δεκαετίες.
Βασικά, εάν ένα αρχείο στον υπολογιστή σας μπορεί να ανοίξει μόνο από ένα συγκεκριμένο κομμάτι λογισμικού και αυτό το λογισμικό ελέγχεται από μία μόνο εταιρεία, θα πρέπει πιθανώς να το εξαγάγετε σε ανοιχτή μορφή. Είναι ο μόνος τρόπος για να το αποδείξετε στο μέλλον.
Διατηρήστε τις φωτογραφίες και τα βίντεο φρέσκα
Υπάρχουν πολύ λιγότερα για να ανησυχείτε όταν πρόκειται για φωτογραφίες, λέει ο Stuchell, επειδή χρησιμοποιούμε τις ίδιες μορφές αρχείων—αρχεία JPEG, PNG και TIFF—για μεγάλο χρονικό διάστημα. Όλοι αυτοί οι τύποι αρχείων είναι ανοιχτές μορφές που μπορείτε να ανοίξετε με μια μεγάλη ποικιλία λογισμικού.
Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι όλες οι φωτογραφίες σας είναι μελλοντικές. Πρώτον, αν τείνετε να επεξεργάζεστε πολλές φωτογραφίες, μπορεί να χάσετε την ποιότητα με την πάροδο του χρόνου.
“Τα JPEG δεν είναι κακά, απλά κάθε φορά που επεξεργάζεστε και αποθηκεύετε, θα πετάξετε λίγο περισσότερες πληροφορίες”, λέει ο Stuchell. Αυτή η επίδραση ονομάζεται απώλεια γενεάς. “Μία ή δύο επεξεργασίες δεν θα είναι ανιχνεύσιμες, αλλά έχετε υπόψη το εξής: Αν πρόκειται να τις επεξεργαστείτε πολύ, κάντε ένα αντίγραφο κάθε φορά και επεξεργαστείτε το αντίγραφο.”
Και να έχετε κατά νου ότι ορισμένες φωτογραφίες, ειδικά αρχεία RAW από την κάμερά σας, ενδέχεται να είναι σε αποκλειστική μορφή.
«Πρέπει να είστε προσεκτικοί γιατί πολλές κάμερες προεπιλέγουν τη δική τους έκδοση RAW, η οποία είναι εξαιρετικά αποκλειστική», λέει ο Stuchell. Συνιστά την εξαγωγή τέτοιων φωτογραφιών σε μια ανοιχτή μορφή που ονομάζεται Digital Negative (DNG), η οποία είναι μια ασφαλέστερη μορφή για χρήση για τη διατήρηση αρχείων RAW.
Τα βίντεο δεν αποτελούν επίσης πολύ πρόβλημα—τα περισσότερα αρχεία βίντεο κωδικοποιούνται χρησιμοποιώντας ανοιχτές μορφές αρχείων σε αυτό το σημείο. Αλλά όπως και με τις φωτογραφίες, ο Stuchell συμβουλεύει να μην επιχειρήσετε να επεξεργαστείτε ένα αρχείο βίντεο πολλές φορές. Απλώς επεξεργαστείτε ένα αντίγραφο.
«Αυτό είναι το σπουδαίο με το ψηφιακό: μπορείτε να δημιουργήσετε ένα εκατομμύριο αντίγραφα», λέει ο Stuchell.
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για τα πάντα
Η μετατροπή όλων των πολύτιμων αρχείων σας σε ανοιχτές μορφές σας παρέχει απολύτως μηδενικά οφέλη εάν χαθούν αυτά τα αρχεία. Γι’ αυτό ο Stuchell τονίζει πολλές φορές τη σημασία της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας. Στην ιδανική περίπτωση, θα είχατε τρία αντίγραφα από κάθε αρχείο—και θα κρατούσατε ένα από αυτά τα αντίγραφα εκτός τοποθεσίας. Ανέφερε τις υπηρεσίες αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας Backblaze και Crashplan ως καλά εργαλεία για τη δουλειά. Συνιστούμε να συνδυάσετε το Backblaze με ένα τοπικό αντίγραφο ασφαλείας.
Το συγκεκριμένο σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που χρησιμοποιείτε δεν έχει τόσο μεγάλη σημασία όσο η ύπαρξη κάποιου είδους στρατηγικής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
