Σε ένα μεγάλο έγγραφο, η χειροκίνητη προσθήκη αριθμού σε κάθε σελίδα είναι όχι μόνο χρονοβόρα αλλά και εύκολο να οδηγήσει σε λάθη. Τα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου διαθέτουν ειδική λειτουργία που τοποθετεί αυτόματα την αρίθμηση σε όλες τις σελίδες και την ενημερώνει κάθε φορά που αλλάζει η δομή του εγγράφου.
Στο Word και σε αντίστοιχα προγράμματα, η αρίθμηση προστίθεται συνήθως μέσα από την επιλογή «Αριθμός σελίδας». Μπορούμε να επιλέξουμε αν θα εμφανίζεται στο πάνω ή στο κάτω μέρος της σελίδας, καθώς και τη θέση του, για παράδειγμα στο κέντρο, αριστερά ή δεξιά.
Μόλις ενεργοποιηθεί η λειτουργία, το πρόγραμμα αναλαμβάνει αυτόματα τη σειρά των αριθμών. Αν προσθέσουμε νέες σελίδες ή διαγράψουμε κάποιες από το έγγραφο, η αρίθμηση προσαρμόζεται χωρίς να χρειάζεται να επέμβουμε σε κάθε σελίδα ξεχωριστά.
Υπάρχουν, όμως, περιπτώσεις όπου δεν θέλουμε όλες οι σελίδες να εμφανίζουν αριθμό. Σε μια εργασία, για παράδειγμα, μπορεί η πρώτη σελίδα να είναι εξώφυλλο και να θέλουμε η αρίθμηση να ξεκινά από την επόμενη. Οι περισσότερες εφαρμογές προσφέρουν επιλογή για διαφορετική πρώτη σελίδα, ώστε ο αριθμός να μην εμφανίζεται στο εξώφυλλο.
Σε μεγαλύτερα έγγραφα μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικές ενότητες. Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλουμε, για παράδειγμα, ένα μέρος του εγγράφου να έχει διαφορετική μορφή αρίθμησης ή να ξεκινά από συγκεκριμένο αριθμό.
Ένα ακόμη πλεονέκτημα είναι ότι ο αριθμός σελίδας δεν λειτουργεί σαν απλό κείμενο. Είναι ένα δυναμικό στοιχείο του εγγράφου. Έτσι, όταν αλλάζει η διάταξη, οι σελίδες προστίθενται ή το περιεχόμενο μετακινείται, το πρόγραμμα αναπροσαρμόζει αυτόματα την αρίθμηση.
Πριν αποθηκεύσουμε την τελική έκδοση, καλό είναι να κάνουμε μια γρήγορη προεπισκόπηση όλων των σελίδων. Έτσι μπορούμε να ελέγξουμε αν οι αριθμοί εμφανίζονται στη σωστή θέση και αν η πρώτη σελίδα ή άλλες ειδικές ενότητες έχουν την εμφάνιση που θέλουμε.
Με μια απλή ρύθμιση, λοιπόν, η αρίθμηση ολόκληρου του εγγράφου γίνεται αυτόματα. Δεν χρειάζεται να γράψουμε ούτε έναν αριθμό με το χέρι και, κυρίως, δεν κινδυνεύουμε να χάσουμε την αρίθμηση όταν το έγγραφο αλλάξει.
