Η αποστολή εγγράφων μέσω διαδικτύου έχει περιορίσει την ανάγκη εκτύπωσης και φυσικής υπογραφής. Ωστόσο, δεν είναι όλες οι ψηφιακές υπογραφές ίδιες. Μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής μας μέσα σε ένα αρχείο δεν προσφέρει απαραίτητα την ίδια ασφάλεια με μια ηλεκτρονική υπογραφή που βασίζεται σε πιστοποιημένη τεχνολογία.
Η απλή εικόνα υπογραφής είναι ουσιαστικά ένα γραφικό στοιχείο που τοποθετείται σε ένα έγγραφο. Μπορεί να είναι χρήσιμη σε ορισμένες καθημερινές διαδικασίες, αλλά είναι σχετικά εύκολο να αντιγραφεί ή να μεταφερθεί σε άλλο αρχείο. Δεν αποδεικνύει από μόνη της ποιος υπέγραψε ούτε αν το έγγραφο τροποποιήθηκε μετά την υπογραφή.
Οι ηλεκτρονικές υπογραφές μπορούν να χρησιμοποιούν κρυπτογραφικές τεχνικές για να συνδέουν την υπογραφή με τον υπογράφοντα και το συγκεκριμένο έγγραφο. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα πιστοποιητικό επιβεβαιώνει την ταυτότητα του προσώπου ή του οργανισμού. Αν το έγγραφο αλλάξει μετά την υπογραφή, μπορεί να εντοπιστεί η αλλοίωση.
Στην Ευρωπαϊκή Ένωση, ο κανονισμός eIDAS ορίζει διαφορετικά επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής. Η απλή, η προηγμένη και η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή έχουν διαφορετικές απαιτήσεις και νομικές συνέπειες. Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, όταν πληροί τις προβλεπόμενες προϋποθέσεις, έχει ισοδύναμη νομική ισχύ με τη χειρόγραφη υπογραφή.
Για τον χρήστη, η επιλογή εξαρτάται από το είδος του εγγράφου. Μια απλή εσωτερική έγκριση μπορεί να έχει διαφορετικές απαιτήσεις από μια σύμβαση ή ένα επίσημο έγγραφο που χρειάζεται ισχυρή ταυτοποίηση.
Πριν χρησιμοποιήσουμε μια υπηρεσία, αξίζει να ελέγξουμε ποιος την παρέχει, πώς επιβεβαιώνεται η ταυτότητα, αν καταγράφεται η διαδικασία υπογραφής και αν το συγκεκριμένο επίπεδο υπογραφής γίνεται αποδεκτό από τον παραλήπτη.
Η ηλεκτρονική υπογραφή δεν είναι απλώς ένας τρόπος να αποφύγουμε τον εκτυπωτή. Είναι μια τεχνολογία που μπορεί να ενισχύσει την αυθεντικότητα, την ακεραιότητα και την αξιοπιστία των ψηφιακών εγγράφων.
