Όταν ένα κείμενο περνά από πολλά χέρια, είναι εύκολο να χαθούν διορθώσεις ή να προκύψουν διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου αρχείου. Τα εργαλεία σύγκρισης εγγράφων επιτρέπουν να εντοπίσετε τι προστέθηκε, τι αφαιρέθηκε και ποιες αλλαγές χρειάζονται έλεγχο πριν από την τελική αποστολή.
Διατηρήστε τις αρχικές εκδόσεις
Πριν ξεκινήσετε, κρατήστε αντίγραφο του αρχικού εγγράφου και αποθηκεύστε τη νεότερη έκδοση με διαφορετικό όνομα. Χρησιμοποιήστε σαφή ονομασία, όπως «Σχέδιο_01» και «Σχέδιο_02», αντί για αόριστες καταλήξεις όπως «τελικό» και «τελικό_νέο». Έτσι, μειώνεται η πιθανότητα να επεξεργαστείτε κατά λάθος λάθος αρχείο.
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία σύγκρισης
Στο Microsoft Word, η λειτουργία «Σύγκριση» επιτρέπει να επιλέξετε δύο εκδόσεις ενός εγγράφου και να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο με τις διαφορές. Οι αλλαγές εμφανίζονται με τρόπο που βοηθά να ελέγξετε προσθήκες, διαγραφές και άλλες τροποποιήσεις. Αν χρησιμοποιείτε διαφορετικό πρόγραμμα επεξεργασίας, αναζητήστε αντίστοιχη λειτουργία στη βοήθεια της εφαρμογής.
Εξετάστε κάθε αλλαγή στο πλαίσιο της
Μια διόρθωση μπορεί να είναι ορθογραφική, αλλά μπορεί επίσης να αλλάζει το νόημα μιας πρότασης, έναν αριθμό, μια ημερομηνία ή έναν όρο συμφωνίας. Μην αποδέχεστε όλες τις αλλαγές μηχανικά. Ελέγξτε αν το νέο κείμενο παραμένει ακριβές και αν οι αλλαγές επηρεάζουν άλλες ενότητες του εγγράφου.
Συνδυάστε τη σύγκριση με τα σχόλια
Αν συνεργάζεστε με άλλους, χρησιμοποιήστε σχόλια για να εξηγήσετε γιατί προτείνεται μια αλλαγή ή ποια απόφαση εκκρεμεί. Είναι προτιμότερο να υπάρχει σαφής αιτιολόγηση από το να προσπαθείτε αργότερα να θυμηθείτε ποιος άλλαξε μια διατύπωση και για ποιον λόγο.
Καθαρίστε το αρχείο πριν από την αποστολή
Όταν ολοκληρωθεί ο έλεγχος, αποδεχθείτε ή απορρίψτε τις αλλαγές που εκκρεμούν και αφαιρέστε σχόλια που δεν πρέπει να κοινοποιηθούν. Ελέγξτε επίσης αν το έγγραφο περιέχει προσωπικά δεδομένα ή εσωτερικές σημειώσεις.
Η σύγκριση εκδόσεων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για συμβάσεις, αναφορές, προτάσεις και κάθε κείμενο όπου ακόμη και μια μικρή αλλαγή μπορεί να έχει σημασία.
