Όταν στέλνουμε ένα έγγραφο σε κάποιον άλλο, συνήθως ελέγχουμε το κείμενο και τις εικόνες που φαίνονται στην οθόνη. Υπάρχουν όμως πληροφορίες που μπορεί να παραμένουν αποθηκευμένες στο αρχείο χωρίς να είναι ορατές με μια απλή ματιά. Πρόκειται για τα μεταδεδομένα, τα οποία μπορούν να περιλαμβάνουν το όνομα του δημιουργού, τον τίτλο, το θέμα, λέξεις-κλειδιά, στοιχεία για την τελευταία αποθήκευση και άλλες πληροφορίες σχετικά με το αρχείο.
Ειδικά όταν ένα έγγραφο πρόκειται να σταλεί σε πελάτη, συνεργάτη ή να δημοσιευτεί στο διαδίκτυο, αξίζει να προηγείται ένας γρήγορος έλεγχος. Στο Microsoft Word, για παράδειγμα, υπάρχει η λειτουργία «Επιθεώρηση εγγράφου», η οποία μπορεί να εντοπίσει και να αφαιρέσει αρκετές κατηγορίες κρυφών δεδομένων.
Πριν ξεκινήσετε, είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του αρχικού αρχείου. Αυτό συμβαίνει επειδή ορισμένες πληροφορίες που αφαιρούνται μέσω της επιθεώρησης δεν είναι πάντα δυνατό να επαναφερθούν.
Στη συνέχεια ανοίξτε το αντίγραφο στο Word και επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες > Έλεγχος για θέματα > Έλεγχος εγγράφου. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε τι θέλετε να ελεγχθεί. Ανάμεσα στις διαθέσιμες κατηγορίες βρίσκονται οι ιδιότητες του εγγράφου και οι προσωπικές πληροφορίες, τα σχόλια και οι αναθεωρήσεις, το κρυφό κείμενο, οι πληροφορίες σε κεφαλίδες και υποσέλιδα, καθώς και ορισμένα άλλα στοιχεία που μπορεί να μην είναι εμφανή στον αναγνώστη.
Πατήστε «Επιθεώρηση» και εξετάστε τα αποτελέσματα. Όπου υπάρχει πληροφορία που δεν θέλετε να παραμείνει στο αρχείο, μπορείτε να επιλέξετε «Κατάργηση όλων». Στη συνέχεια μπορείτε να εκτελέσετε ξανά τον έλεγχο, ώστε να επιβεβαιώσετε ότι τα στοιχεία που επιλέξατε έχουν αφαιρεθεί.
Η ίδια λογική εφαρμόζεται και σε αρχεία Excel και PowerPoint, όπου η «Επιθεώρηση εγγράφου» μπορεί επίσης να εντοπίσει κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες.
Έτσι, πριν πατήσετε «Αποστολή» ή ανεβάσετε ένα αρχείο στο διαδίκτυο, ένας σύντομος έλεγχος μπορεί να αποτρέψει την ακούσια κοινοποίηση πληροφοριών που δεν θέλατε να εμφανιστούν.
