Ένα PDF μπορεί να φαίνεται άψογο στην οθόνη και παρ’ όλα αυτά να είναι δύσχρηστο για ανθρώπους που χρησιμοποιούν αναγνώστες οθόνης ή άλλες βοηθητικές τεχνολογίες. Η ψηφιακή προσβασιμότητα δεν αφορά μόνο την εμφάνιση ενός εγγράφου, αλλά και τη δομή του, τη σειρά ανάγνωσης, την περιγραφή των εικόνων και τον τρόπο με τον οποίο αναγνωρίζονται οι επικεφαλίδες.
Για έναν πρώτο έλεγχο, ο χρήστης μπορεί να ανοίξει το PDF σε εφαρμογή που υποστηρίζει εργαλεία προσβασιμότητας, όπως το Adobe Acrobat Pro. Εκεί μπορεί να υπάρχει λειτουργία ελέγχου προσβασιμότητας, η οποία εντοπίζει πιθανά προβλήματα και προτείνει ενέργειες. Οι διαθέσιμες δυνατότητες εξαρτώνται από την έκδοση και την άδεια χρήσης.
Ένα από τα πρώτα σημεία που πρέπει να εξεταστούν είναι αν το PDF περιέχει πραγματικό κείμενο ή απλώς εικόνες των σελίδων. Αν πρόκειται για σαρωμένο έγγραφο, μπορεί να χρειάζεται οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR), ώστε το περιεχόμενο να γίνει αναζητήσιμο και αναγνώσιμο από συμβατά εργαλεία. Η αναγνώριση πρέπει να ελεγχθεί, επειδή ενδέχεται να περιλαμβάνει λάθη.
Στη συνέχεια, ελέγχεται η δομή του εγγράφου. Οι επικεφαλίδες, οι λίστες και οι πίνακες πρέπει να έχουν σωστή σημασιολογική σήμανση, ώστε ο αναγνώστης οθόνης να μπορεί να αντιληφθεί τη σχέση μεταξύ των στοιχείων. Αν η σειρά ανάγνωσης είναι λανθασμένη, το περιεχόμενο μπορεί να ακούγεται με μπερδεμένη σειρά, ακόμη κι αν οπτικά φαίνεται σωστό.
Οι εικόνες που μεταφέρουν ουσιαστική πληροφορία χρειάζονται εναλλακτικό κείμενο. Αντίθετα, οι καθαρά διακοσμητικές εικόνες δεν πρέπει να δημιουργούν περιττές περιγραφές. Χρειάζεται επίσης επαρκής αντίθεση ανάμεσα στο κείμενο και στο φόντο, καθώς και σαφής γλώσσα.
Τέλος, είναι χρήσιμο να γίνει μια δοκιμή με εργαλείο ανάγνωσης οθόνης ή με τις λειτουργίες ανάγνωσης της εφαρμογής. Ο αυτοματοποιημένος έλεγχος μπορεί να εντοπίσει πολλά ζητήματα, αλλά δεν εγγυάται πλήρη προσβασιμότητα.
Ένα προσβάσιμο PDF δεν εξυπηρετεί μόνο συγκεκριμένες ομάδες χρηστών. Κάνει το περιεχόμενο πιο οργανωμένο και ευκολότερο στη χρήση για όλους.
