Οι απαντήσεις “out of office” είναι βολικοί τρόποι για να ενημερώσετε τους άλλους ότι λείπετε και δεν μπορείτε να απαντήσετε στο μήνυμά τους. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook στο web, μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση “Out of Office” μέσα σε λίγα λεπτά.
Όπως και στην έκδοση του Outlook για επιτραπέζιους υπολογιστές, η δυνατότητα “Out of Office” στο Outlook σάς επιτρέπει να στέλνετε την απάντηση αυτόματα κατά τη διάρκεια ενός χρονικού πλαισίου ή μόνο όταν ενεργοποιείτε τη δυνατότητα, δίνοντάς σας ευελιξία.
Δημιουργήστε ένα Out of Office στο Outlook για το Web
Επισκεφτείτε το Outlook, συνδεθείτε και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι επάνω δεξιά. Στο κάτω μέρος της πλαϊνής γραμμής που εμφανίζεται, επιλέξτε “View All Outlook Settings.”
Στο αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε “Mail” στα αριστερά και μετά “Automatic Replies” στα δεξιά.
Ενεργοποιήστε την εναλλαγή στο επάνω μέρος για να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα χρονικό πλαίσιο, επιλέξτε το πλαίσιο “Send Replies Only During a Time Period”. Στη συνέχεια, εισάγετε τις ημερομηνίες και ώρες έναρξης και λήξης. Εάν επιλέξετε να μην χρησιμοποιήσετε ένα χρονικό πλαίσιο, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις απαντήσεις όταν επιστρέψετε, απενεργοποιώντας την εναλλαγή στο επάνω μέρος.
Εάν ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα χρονικής περιόδου, θα δείτε και πρόσθετες επιλογές. Αυτές σας βοηθούν με τα Outlook Calendar events κατά τη διάρκεια του χρονικού πλαισίου εκτός γραφείου. Προαιρετικά, επιλέξτε τα πλαίσια για να αποκλείσετε το ημερολόγιό σας, να απορρίψετε νέες προσκλήσεις αυτόματα και να ακυρώσετε συσκέψεις κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Εισάγετε το μήνυμά σας στο πλαίσιο στο κάτω μέρος. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή εργαλείων στο πρόγραμμα επεξεργασίας για να μορφοποιήσετε τη γραμματοσειρά, να ευθυγραμμίσετε το κείμενο, να συμπεριλάβετε ένα link και πολλά άλλα.
Προαιρετικά, επιλέξτε το πλαίσιο στο κάτω μέρος για να στέλνετε τις απαντήσεις μόνο στις επαφές σας. Επιλέξτε “Save” όταν τελειώσετε και χρησιμοποιήστε το X επάνω δεξιά για να κλείσετε το παράθυρο.
Το να ενημερώνετε τους άλλους ότι είστε εκτός γραφείου είναι ευγενικό τόσο για επαγγελματικά όσο και για προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
