Έχοντας χρησιμοποιήσει τα Έγγραφα Google στους προηγούμενους χώρους εργασίας μου και το Microsoft Word στο σπίτι, έχω χρόνια εμπειρίας και στα δύο. Αλλά όταν αποφασίζω ποιο είναι καλύτερο, πάντα υποχωρώ στο επιχείρημά μου ότι το Word προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα που δεν προσφέρουν τα Έγγραφα, επομένως το προϊόν της Microsoft θα είναι πάντα το νούμερο ένα μου.
1. Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας απρόσκοπτα χωρίς σύνδεση στο Διαδίκτυο
Εάν είστε συνδρομητής του Microsoft 365, αφού κατεβάσετε την εφαρμογή Microsoft Word για επιτραπέζιους υπολογιστές στον υπολογιστή σας, δεν χρειάζεστε σύνδεση στο διαδίκτυο για να χρησιμοποιήσετε τις περισσότερες από τις δυνατότητες της. Φυσικά, όποτε θέλετε να μοιραστείτε κάτι από οποιαδήποτε εφαρμογή, θα πρέπει να είστε συνδεδεμένοι, αλλά όλες οι πολλές προηγμένες δυνατότητες παραγωγής και επεξεργασίας εγγράφων του Word είναι διαθέσιμες ακόμη και στις πιο απομακρυσμένες γωνιές του πλανήτη. Επιπλέον, ακόμα κι αν διαθέτετε σύνδεση στο διαδίκτυο, μπορείτε να επιλέξετε να απενεργοποιήσετε τον αυτόματο συγχρονισμό του OneDrive ούτως ή άλλως, καθώς τα δεδομένα σας είναι πολύ πιο ασφαλή όταν εργάζεστε εκτός σύνδεσης. Απλώς θυμηθείτε να αποθηκεύσετε την εργασία σας καθώς προχωράτε! Καθώς τα Έγγραφα Google είναι ένα διαδικτυακό πρόγραμμα, δεν μπορείτε να εργαστείτε χωρίς σύνδεση στο Διαδίκτυο και η εργασία σας μεταφορτώνεται αυτόματα στο Google Drive, κάτι που μπορεί να αποτελέσει κίνδυνο εάν χρησιμοποιείτε μη ασφαλή σύνδεση στο Διαδίκτυο. Ναι, τα Έγγραφα Google υποστηρίζουν την πρόσβαση εκτός σύνδεσης, αλλά η ρύθμιση είναι περίπλοκη. Πρώτον, χρειάζεστε σύνδεση στο διαδίκτυο για να αποκτήσετε πρόσβαση στην έκδοση εκτός σύνδεσης του προγράμματος και αναγκάζεστε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα δύο προγράμματα περιήγησης από τα οποία πολλοί άνθρωποι προτιμούν να αποφεύγουν (Microsoft Edge και Google Chrome). Στη συνέχεια, πρέπει να παίξετε με τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησής σας και, τέλος, πρέπει να κάνετε λήψη μιας επέκτασης. Συνολικά, η δυνατότητα εύκολης εργασίας εκτός σύνδεσης στο Microsoft Word το καθιστά πιο βολική και ασφαλή επιλογή από τα Έγγραφα Google.
2. Ανοίξτε και επεξεργαστείτε αρχεία PDF πιο εύκολα
Τόσο το Microsoft Word όσο και τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε ένα PDF, αλλά το πρώτο εκτελεί αυτή τη διαδικασία πολύ πιο ομαλά από το δεύτερο. Όχι μόνο πρέπει να ανεβάσετε το PDF στο Google Drive σας για να το κάνετε αυτό στα Έγγραφα Google (μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε ένα PDF στην επιφάνεια εργασίας σας όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word), αλλά υπάρχουν μικρές διαφορές στη μορφοποίηση που κάνουν το Microsoft Word νικητή. Για να το δούμε στην πράξη, πρώτα δημιουργήσαμε ένα έγγραφο στο Microsoft Word και το αποθηκεύσαμε ως PDF. Όταν ανοίξαμε ξανά το PDF ως έγγραφο του Microsoft Word, εκτός από έναν πρόσθετο δείκτη παραγράφου στο τέλος της έκτης γραμμής, η μορφοποίηση ήταν πανομοιότυπη. Αλλά όταν το ανοίξαμε ως Έγγραφο Google, η πρώτη γραμμή είχε εσοχές, η στοίχιση στα δεξιά της εικόνας ήταν ασυνεπής και υπήρχε ένας πρόσθετος δείκτης παραγράφου στην αρχή της έβδομης γραμμής. Για λόγους δικαιοσύνης, δημιουργήσαμε επίσης ένα έγγραφο στα Έγγραφα Google και ακολουθήσαμε την ίδια διαδικασία. Όπως ήταν αναμενόμενο, είχαμε παρόμοια αποτελέσματα. Έτσι, εάν επρόκειτο να ανοίξετε ένα μεγάλο PDF στα Έγγραφα Google, θα έπρεπε να κάνετε πολύ περισσότερες μη αυτόματες προσαρμογές για να ανακτήσετε την αρχική μορφοποίηση από ό,τι στο Microsoft Word.
3. Πρόσβαση σε περισσότερα πρότυπα
Τα πρότυπα είναι εξαιρετικά για εξοικονόμηση χρόνου όταν γνωρίζετε ήδη τον τύπο του εγγράφου που δημιουργείτε και τόσο το Microsoft Word όσο και τα Έγγραφα Google έχουν μεγάλη ποικιλία διαφορετικών τύπων. Εκεί που το Word υπερέχει, ωστόσο, είναι ο τεράστιος αριθμός προτύπων που έχει να προσφέρει μέσα από το πρόγραμμα. Στα Έγγραφα Google, υπάρχουν 55 πρότυπα (από τον Μάιο του 2024), τα οποία είναι όλα επίσημα έγγραφα, όπως βιογραφικά, αναφορές και δοκίμια. Για να είμαστε δίκαιοι για την Google, έχετε επίσης πρόσβαση σε πολλά άλλα, αλλά πρέπει να κατεβάσετε μια εφαρμογή για να τα αποκτήσετε. Από την άλλη πλευρά, είτε χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Microsoft 365 για επιτραπέζιους υπολογιστές είτε έχετε πρόσβαση στο Word για τον Ιστό, έχετε άμεση πρόσβαση σε χιλιάδες πρότυπα, που κυμαίνονται από επίσημα συμβόλαια έως ημερολόγια έως ανθισμένες προσκλήσεις. Το Word διαθέτει επίσης μια χρήσιμη γραμμή αναζήτησης, ώστε να μπορείτε να βρείτε ένα πρότυπο πιο γρήγορα—μια δυνατότητα που τα Έγγραφα Google δεν διαθέτουν ακόμη. Ακόμα καλύτερα, μπορείτε να επιλέξετε μια κατάλληλη παλέτα χρωμάτων κατά την περιήγηση στα πρότυπα του Word.
4. Απλή συγχώνευση αλληλογραφίας
Το Microsoft Word είναι γνωστό ως το σπίτι των συγχωνεύσεων αλληλογραφίας, απλώς και μόνο επειδή μπορείτε να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εγγενώς μέσω της εφαρμογής επιφάνειας εργασίας. Δηλαδή, εάν θέλετε να στείλετε εξατομικευμένες εκδόσεις ενός εγγράφου σε πολλά άτομα, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας απλώς το Microsoft Word (και αν έχετε ήδη τα στοιχεία των παραληπτών σας στο Microsoft Outlook ή στο υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήστε το Word παράλληλα με αυτά). Τα Έγγραφα Google υπολείπονται πολύ από αυτή την άποψη, καθώς πρέπει να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο για να ολοκληρώσετε την ίδια εργασία. Ομολογουμένως, δεν μπορείτε να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για τον Ιστό, αλλά η απλότητά του στην εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές είναι μόνο ένας από τους πολλούς τρόπους με τους οποίους η πληρωμή για τη συνδρομή Microsoft 365 αξίζει κάθε δεκάρα. Η δυνατότητα αποθήκευσης των οριστικοποιημένων εγγράφων στην εφαρμογή του υπολογιστή σας και η επιλογή πιο συγκεκριμένων επιλογών εκτύπωσης είναι επίσης ένα πρόσθετο πλεονέκτημα της ικανότητας συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word.
5. Περισσότερες επιλογές για στυλ
Η επιλογή στυλ στο έγγραφό σας σημαίνει ότι μπορείτε να μορφοποιήσετε γρήγορα και με συνέπεια το κύριο κείμενο, τις επικεφαλίδες και άλλα στοιχεία της εργασίας σας, ενώ διευκολύνουν επίσης τη δημιουργία ενός αυτόματου πίνακα περιεχομένων. Εάν είστε κάποιος που του αρέσει να το κάνει αυτό, έχετε πολύ περισσότερα περιθώρια για να κάνετε το έγγραφό σας να φαίνεται ακριβώς όπως θέλετε στο Microsoft Word από ό,τι έχετε στα Έγγραφα Google. Στην εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή του Word, έχετε 18 προκαθορισμένα στυλ για να διαλέξετε, σε σύγκριση με μόνο εννέα στα Έγγραφα Google. Στο Word για τον Ιστό, έχετε ακόμη περισσότερες επιλογές όταν κάνετε κλικ στην επιλογή “Εμφάνιση περισσότερων στυλ”. Το κύριο πρόβλημα με την ύπαρξη μόνο εννέα στα Έγγραφα Google είναι ότι αφού έχετε χρησιμοποιήσει και τα εννέα, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε άλλα. Στο Word, ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε όσες θέλετε. Ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης στυλ στο Word—είτε χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για υπολογιστές είτε το Word για τον ιστό—είναι ότι μπορείτε να δείτε προεπισκοπήσεις των στυλ πριν κάνετε την επιλογή σας, αλλά το μενού στα Έγγραφα Google δεν προσφέρει αυτήν την πολυτέλεια. Και η διαδικασία στο Microsoft Word είναι πολύ λιγότερο επίπονη. Το Word έχει μια αποκλειστική ομάδα στυλ στην καρτέλα Αρχική σελίδα, αλλά τα Έγγραφα είναι ένα μικρό, κρυμμένο αναπτυσσόμενο μενού που είναι πολύ λιγότερο πλοηγήσιμο. Στο Word, εφαρμόζετε τα στυλ στις παραγράφους και, στη συνέχεια, τροποποιείτε τα στυλ σε ένα παράθυρο διαλόγου και όλες οι παράγραφοι με αυτό το όνομα στυλ θα ενημερωθούν. Στα Έγγραφα, πρέπει να πληκτρολογήσετε κάποιο κείμενο και, στη συνέχεια, να ταιριάξετε το στυλ με αυτό που πληκτρολογήσατε, αλλά ποτέ δεν είναι σαφές εάν αυτό το συγκεκριμένο όνομα στυλ χρησιμοποιείται ήδη αλλού στο έγγραφό σας. Εν ολίγοις, δεν είναι τόσο απλό.
6. Περισσότερα εργαλεία και επιλογές
Το Microsoft Word δημιουργήθηκε για πρώτη φορά το 1983, ενώ το Google Docs κυκλοφόρησε 23 χρόνια αργότερα το 2006, επομένως το Word έχει πολύ περισσότερα εργαλεία και επιλογές στα πολλά μενού του. Μερικοί λένε ότι το Word έχει πάρα πολλές επιλογές, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις στην επεξεργασία ή να δυσκολέψει τη γρήγορη εύρεση των εργαλείων που χρειάζεστε. Αλλά δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το Word είναι ένας πολύ πιο ισχυρός επεξεργαστής και αν χρειάζεται να δημιουργείτε ή να επεξεργάζεστε έγγραφα σε καθημερινή βάση, όπως κάνω εγώ, τότε η τεράστια ποικιλία ευκαιριών του Word το καθιστά μακράν την καλύτερη επιλογή από τα δύο.
