10 καλύτερες συμβουλές και κόλπα του Outlook για Power Users

Το Microsoft Outlook είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία για διαχείριση αλληλογραφίας και ημερολογίου. Αν χρησιμοποιείτε το Outlook σε καθημερινή βάση και θέλετε να βελτιώσετε την αποδοτικότητά σας, αυτές οι 10 συμβουλές και κόλπα είναι ιδανικές για να γίνει το Outlook ακόμα πιο αποτελεσματικό.

1. Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου
Για να εξοικονομήσετε χρόνο, μάθετε τις βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου του Outlook, όπως το Ctrl + R για απάντηση σε email ή το Ctrl + Shift + M για νέο μήνυμα. Αυτές οι συντομεύσεις θα σας βοηθήσουν να μετακινηθείτε γρήγορα στις διάφορες λειτουργίες.

2. Ομαδοποιήστε τα email σας
Χρησιμοποιήστε την επιλογή “Ομαδοποίηση” στην καρτέλα “Προβολή” για να οργανώσετε τα email σας κατά ημερομηνία ή θέμα. Αυτό σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις συζητήσεις και να διαχειρίζεστε το inbox σας πιο αποτελεσματικά.

3. Δημιουργία κανόνων για αυτοματισμούς
Αξιοποιήστε τους κανόνες στο Outlook για να ταξινομείτε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα σε φακέλους, να προσθέτετε ετικέτες ή να εκτελείτε άλλες ενέργειες, εξοικονομώντας χρόνο και προσπάθεια.

4. Χρησιμοποιήστε τις ετικέτες (Categories)
Οι ετικέτες επιτρέπουν την εύκολη ταξινόμηση των μηνυμάτων σας με χρώματα και ετικέτες. Αυτό είναι χρήσιμο για την κατηγοριοποίηση επαγγελματικών και προσωπικών emails ή για την παρακολούθηση έργων.

5. Προγραμματισμός αποστολής μηνυμάτων
Μπορείτε να προγραμματίσετε την αποστολή ενός email σε αργότερη ώρα ή ημέρα, επιλέγοντας την επιλογή “Αναβολή Αποστολής” από το παράθυρο σύνταξης. Ιδανικό για την αποστολή μηνυμάτων όταν είναι πιο βολικό για τους παραλήπτες.

6. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Focused Inbox
Αυτή η λειτουργία χωρίζει το inbox σας σε δύο καρτέλες, “Focused” και “Other”, για να εμφανίζονται τα πιο σημαντικά μηνύματα πρώτα. Αντί να περνάτε χρόνο φιλτράροντας τα ανεπιθύμητα emails, το Focused Inbox το κάνει αυτό για εσάς.

7. Σύνδεση με άλλα λογαριασμούς email
Το Outlook σας επιτρέπει να συνδέσετε και άλλους λογαριασμούς email (Gmail, Yahoo, κλπ.) για να διαχειρίζεστε όλα τα μηνύματά σας από ένα σημείο.

8. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα “Tasks” για διαχείριση έργων
Η καρτέλα “Tasks” είναι εξαιρετική για να οργανώσετε τα έργα και τις προθεσμίες σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε tasks, να προσθέσετε υπενθυμίσεις και να οργανώσετε τα έργα σας με τρόπο που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας.

9. Δημιουργία Templates για γρήγορη αποστολή
Αν στέλνετε τακτικά τα ίδια μηνύματα, δημιουργήστε πρότυπα (templates) για να τα χρησιμοποιείτε ξανά και ξανά χωρίς να χρειάζεται να τα γράφετε κάθε φορά.

10. Χρησιμοποιήστε το Calendar για καλύτερη διαχείριση χρόνου
Εκτός από τη διαχείριση των email σας, το Outlook προσφέρει εξαιρετικά εργαλεία ημερολογίου. Μπορείτε να συγχρονίσετε τα ραντεβού σας, να ορίσετε υπενθυμίσεις και να οργανώσετε τις συναντήσεις σας πιο αποτελεσματικά, ενσωματώνοντας και τα meetings με άλλους χρήστες.

Με αυτές τις συμβουλές, το Outlook μπορεί να γίνει ακόμα πιο δυνατό και να αυξήσει την παραγωγικότητά σας, κάνοντάς σας έναν πραγματικό Power User!