Η επικύρωση δεδομένων (Data Validation) στα Φύλλα Google (Google Sheets) είναι ένα ισχυρό εργαλείο που βοηθά στη διασφάλιση της ακρίβειας και της συνέπειας των δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Με τη χρήση της, μπορείτε να περιορίσετε τι είδους δεδομένα μπορούν να εισαχθούν σε συγκεκριμένα κελιά, μειώνοντας τα λάθη και διευκολύνοντας την ανάλυση και οργάνωση πληροφοριών.
Για να ενεργοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων, ξεκινήστε επιλέγοντας το κελί ή την περιοχή κελιών που θέλετε να προστατέψετε. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο μενού Data > Data Validation. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, μπορείτε να καθορίσετε το κριτήριο επικύρωσης, δηλαδή τον τύπο των δεδομένων που επιτρέπονται. Μπορείτε να περιορίσετε τα δεδομένα σε αριθμούς, ημερομηνίες, λίστες τιμών, κείμενο με συγκεκριμένο μήκος ή ακόμη και προσαρμοσμένους τύπους.
Μία από τις πιο δημοφιλείς χρήσεις είναι η δημιουργία drop-down λίστας (αναδυόμενο μενού). Επιλέγετε “List of items” και εισάγετε τις επιλογές σας χωρισμένες με κόμμα. Όταν οι χρήστες κάνουν κλικ στο κελί, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μενού με τις προκαθορισμένες επιλογές, διασφαλίζοντας ότι δεν θα εισαχθούν λάθος δεδομένα.
Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε πώς θα αντιδρά το φύλλο όταν εισαχθεί μη έγκυρη τιμή. Στην ενότητα On invalid data, επιλέξτε είτε “Show warning”, ώστε να εμφανίζεται προειδοποίηση χωρίς να εμποδίζεται η εισαγωγή, είτε “Reject input”, ώστε να απορρίπτεται η τιμή. Αυτό σας δίνει τον έλεγχο του πόσο αυστηρή είναι η επικύρωση.
Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε μηνύματα εισαγωγής (Input message), που εμφανίζονται όταν το κελί επιλέγεται, παρέχοντας οδηγίες στους χρήστες για το τι είδους δεδομένα πρέπει να εισάγουν. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για συνεργατικά έγγραφα, όπου πολλοί χρήστες εισάγουν δεδομένα σε ένα φύλλο.
Συνοψίζοντας, η επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google είναι εργαλείο που αυξάνει την ακρίβεια και την οργάνωση των δεδομένων, περιορίζει τα λάθη και βελτιώνει τη συνεργασία. Με λίγα μόνο βήματα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι κάθε κελί περιέχει μόνο τα επιτρεπόμενα δεδομένα, καθιστώντας τα Φύλλα Google πιο λειτουργικά και επαγγελματικά.
