Η οργάνωση του προγράμματος και των υποχρεώσεων της ημέρας γίνεται πολύ πιο εύκολη όταν όλα τα ραντεβού, οι συναντήσεις και οι υπενθυμίσεις βρίσκονται συγκεντρωμένα σε ένα μέρος. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για επαγγελματικά ραντεβού και το Google Calendar για προσωπικά, μπορείτε εύκολα να τα συνδυάσετε, ώστε να βλέπετε όλα τα γεγονότα σας σε ένα κοινό ημερολόγιο.
1. Εξαγωγή του ημερολογίου από το Outlook
Ανοίξτε το Outlook στον υπολογιστή σας ή μέσω του Outlook Web App. Μεταβείτε στο Ημερολόγιο, επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε να συγχρονίσετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις (Settings). Από εκεί επιλέξτε Μοιραστείτε το ημερολόγιό σας (Share calendar) και επιλέξτε την επιλογή για δημιουργία συνδέσμου (ICS link). Ο σύνδεσμος αυτός επιτρέπει την προβολή του ημερολογίου σας χωρίς να απαιτείται κωδικός πρόσβασης, οπότε χρησιμοποιήστε τον με προσοχή.
2. Εισαγωγή του συνδέσμου στο Google Calendar
Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Ημερολόγιο Google από τον υπολογιστή σας. Στην αριστερή στήλη, κάτω από το “Άλλα ημερολόγια”, επιλέξτε το “+” και μετά “Από διεύθυνση URL”. Επικολλήστε εκεί τον σύνδεσμο ICS που αντιγράψατε από το Outlook και πατήστε “Προσθήκη ημερολογίου”. Το ημερολόγιο του Outlook θα εμφανιστεί πλέον στο Google Calendar, με διαφορετικό χρώμα, ώστε να το ξεχωρίζετε από τα υπόλοιπα.
3. Τι πρέπει να γνωρίζετε
Η εισαγωγή μέσω URL επιτρέπει μόνο μονόδρομη ενημέρωση. Αυτό σημαίνει ότι οι αλλαγές που κάνετε στο Outlook θα εμφανίζονται αυτόματα στο Google Calendar, αλλά όχι το αντίστροφο. Αν θέλετε αμφίδρομο συγχρονισμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικές εφαρμογές τρίτων, όπως το Sync2, το Outlook Google Calendar Sync ή το Zapier.
4. Χρήσιμη συμβουλή
Για να διατηρείτε καθαρή την προβολή σας, μπορείτε να αλλάξετε το όνομα ή το χρώμα του ημερολογίου Outlook μέσα από τις ρυθμίσεις του Google Calendar. Έτσι, θα βλέπετε εύκολα ποια ραντεβού προέρχονται από το επαγγελματικό σας Outlook και ποια από το προσωπικό σας Google.
Με αυτή τη διαδικασία, θα έχετε όλη την καθημερινή σας ατζέντα συγκεντρωμένη, χωρίς να χρειάζεται να εναλλάσσεστε μεταξύ δύο εφαρμογών.
