Η δυνατότητα προγραμματισμού email είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για επαγγελματίες και ιδιώτες που θέλουν να οργανώσουν την επικοινωνία τους πιο αποτελεσματικά. Με τη χρήση της λειτουργίας αυτής στο Microsoft Outlook, μπορείτε να συντάξετε ένα μήνυμα και να ορίσετε την ημερομηνία και ώρα αποστολής του, χωρίς να χρειάζεται να είστε μπροστά στον υπολογιστή εκείνη τη στιγμή.
1. Δημιουργία νέου μηνύματος
Ξεκινήστε ανοίγοντας το Outlook και επιλέγοντας «Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου» (New Email). Συντάξτε το email όπως συνήθως, προσθέτοντας παραλήπτες, θέμα και περιεχόμενο. Ελέγξτε ότι όλα τα στοιχεία είναι σωστά, καθώς το μήνυμα θα σταλεί αυτόματα σύμφωνα με τον προγραμματισμό σας.
2. Πρόσβαση στις επιλογές προγραμματισμού
Στην καρτέλα «Επιλογές» (Options) ή «Αρχείο» (File), ανάλογα με την έκδοση, θα βρείτε την επιλογή «Μετάθεση παράδοσης» (Delay Delivery). Κάντε κλικ εκεί και θα ανοίξει ένα παράθυρο με ρυθμίσεις για τον προγραμματισμό.
3. Ορισμός ημερομηνίας και ώρας αποστολής
Στο παράθυρο «Ιδιότητες», εντοπίστε την ενότητα «Παράδοση μηνύματος» (Delivery options). Επιλέξτε «Μη παράδοση πριν από» (Do not deliver before) και ορίστε την ημερομηνία και ώρα που θέλετε να σταλεί το email. Μπορείτε να ρυθμίσετε λεπτομερώς ακόμα και την ακριβή ώρα της ημέρας, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
4. Αποθήκευση και προγραμματισμός
Αφού ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις, πατήστε «Κλείσιμο» (Close) και στη συνέχεια «Αποστολή» (Send). Το Outlook θα κρατήσει το μήνυμα στον φάκελο Εξερχόμενα μέχρι να έρθει η ώρα αποστολής. Δεν χρειάζεται να έχετε το Outlook ανοικτό αν χρησιμοποιείτε Office 365 με σύνδεση στο Exchange ή Microsoft 365, καθώς η αποστολή πραγματοποιείται μέσω του server.
5. Διαχείριση προγραμματισμένων μηνυμάτων
Μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να ακυρώσετε ένα προγραμματισμένο email ανοίγοντας τον φάκελο «Εξερχόμενα» και επιλέγοντας το μήνυμα πριν σταλεί. Αλλαγές στο περιεχόμενο ή στις ρυθμίσεις ημερομηνίας και ώρας είναι εύκολα εφαρμόσιμες.
Ο προγραμματισμός email στο Outlook βοηθά στην καλύτερη διαχείριση χρόνου, στην αποτελεσματικότερη επικοινωνία και στην αποστολή μηνυμάτων σε κατάλληλες ώρες, αυξάνοντας την πιθανότητα να διαβαστούν και να απαντηθούν εγκαίρως.
