Ένα από τα πιο συχνά προβλήματα που συναντούν οι χρήστες του Excel είναι η σωστή οργάνωση των δεδομένων τους. Πολύ συχνά μια λίστα με επαφές ή πελάτες περιλαμβάνει τα πλήρη ονόματα σε μία μόνο στήλη, κάτι που καθιστά δύσκολη την ταξινόμηση ή τη δημιουργία αναφορών. Ευτυχώς, το Excel διαθέτει απλά εργαλεία που σας επιτρέπουν να διαχωρίσετε εύκολα τα ονόματα από τα επώνυμα σε ξεχωριστές στήλες, βελτιώνοντας την ευχρηστία των δεδομένων σας.
Η πιο δημοφιλής μέθοδος είναι η λειτουργία Text to Columns (Κείμενο σε στήλες). Για να τη χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε τη στήλη με τα πλήρη ονόματα, μεταβείτε στην καρτέλα Data (Δεδομένα) και πατήστε το κουμπί Text to Columns. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε την επιλογή Delimited (Οριοθετημένο) και στη συνέχεια τσεκάρετε το Space (Κενό), καθώς τα ονόματα διαχωρίζονται συνήθως με κενό διάστημα. Το Excel θα προεπισκοπήσει το αποτέλεσμα και με το Finish θα έχετε το όνομα και το επώνυμο σε δύο διαφορετικές στήλες.
Μια εναλλακτική λύση είναι η χρήση συναρτήσεων. Για παράδειγμα, η συνάρτηση =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) μπορεί να απομονώσει το όνομα από το κελί Α1, ενώ η =RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(" ",A1)) μπορεί να επιστρέψει το επώνυμο. Αν και αυτή η μέθοδος απαιτεί λίγη περισσότερη εξοικείωση με τους τύπους, είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε περιπτώσεις που τα δεδομένα ενημερώνονται συχνά.
Για τους πιο σύγχρονους χρήστες, το Excel προσφέρει και το Flash Fill (Αυτόματη Συμπλήρωση). Απλώς πληκτρολογήστε χειροκίνητα το όνομα στην πρώτη γραμμή της νέας στήλης και το Excel θα προτείνει αυτόματα τα υπόλοιπα. Το ίδιο μπορεί να γίνει και με τα επώνυμα. Είναι μια γρήγορη λύση, ιδανική για λίστες με εκατοντάδες γραμμές.
Ο διαχωρισμός ονομάτων και επωνύμων δεν είναι απλώς θέμα αισθητικής· διευκολύνει την αναζήτηση, την ταξινόμηση, ακόμα και τη δημιουργία εξατομικευμένων επιστολών ή emails. Με τα εργαλεία που προσφέρει το Excel, η διαδικασία γίνεται γρήγορη, απλή και αποτελεσματική.
