Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι μια από τις πιο σημαντικές συνήθειες για κάθε χρήστη υπολογιστή. Ακόμη και όταν εργάζεστε σε ένα αρχείο που είναι ήδη ανοιχτό, η δυνατότητα να σώσετε μια ασφαλή έκδοση μπορεί να σας γλιτώσει από απώλεια δεδομένων λόγω σφαλμάτων του συστήματος, διακοπής ρεύματος ή κατάρρευσης εφαρμογής. Τα Windows και οι περισσότερες σύγχρονες εφαρμογές γραφείου προσφέρουν εργαλεία για την ασφαλή δημιουργία αντιγράφων, ακόμη και όταν το αρχείο είναι σε χρήση.
Το πρώτο βήμα είναι να αξιοποιήσετε τη λειτουργία «Αποθήκευση ως…». Αντί να κάνετε απλή αποθήκευση, επιλέξτε «Αποθήκευση ως» και δημιουργήστε ένα νέο αρχείο με διαφορετικό όνομα ή σε διαφορετικό φάκελο. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε δύο εκδόσεις του ίδιου αρχείου: την τρέχουσα και το αντίγραφο ασφαλείας. Είναι καλό να χρησιμοποιείτε ημερομηνία ή έκδοση στο όνομα του αρχείου για να μπορείτε να αναγνωρίζετε εύκολα την πιο πρόσφατη έκδοση.
Σε πολλές εφαρμογές, όπως τα Microsoft Office, υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας (AutoSave ή AutoRecover). Ενεργοποιώντας αυτή τη λειτουργία, το πρόγραμμα αποθηκεύει περιοδικά το ανοιχτό αρχείο σε ξεχωριστό φάκελο. Σε περίπτωση διακοπής λειτουργίας ή σφάλματος, μπορείτε να επαναφέρετε την πιο πρόσφατη έκδοση χωρίς απώλεια σημαντικών δεδομένων.
Επιπλέον, για μεγαλύτερη ασφάλεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξωτερικά μέσα αποθήκευσης ή υπηρεσίες cloud. Συνδέοντας έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή χρησιμοποιώντας υπηρεσίες όπως το OneDrive, Google Drive ή Dropbox, μπορείτε να κάνετε ταυτόχρονη αποθήκευση του ανοιχτού αρχείου και δημιουργία αντιγράφου σε απομακρυσμένο χώρο. Αυτό προστατεύει τα δεδομένα σας ακόμη και σε περίπτωση βλάβης του υπολογιστή σας.
Τέλος, η τακτική συνήθεια της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας είναι ο καλύτερος τρόπος να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας είναι ασφαλή. Ακόμη και ένα μικρό λάθος ή ένα απροσδόκητο πρόβλημα μπορεί να καταστρέψει ανοιχτά αρχεία, γι’ αυτό η πρόληψη με αντίγραφα ασφαλείας είναι απαραίτητη. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να εργάζεστε με ασφάλεια και να έχετε πάντα πρόσβαση σε ασφαλείς εκδόσεις των σημαντικών αρχείων σας.
